No puedo empezar esta entrada de otra forma que afirmando que el email es uno de los problemas más grandes que tienen las empresas (y por lo tanto las personas). Si eres administrador de sistemas seguro que acabas de esbozar una sonrisa y si eres empleado de una multinacional también. En general, y hoy todavía más, no acabamos de distinguir bien las claves de cada medio de comunicación de los que tenemos a nuestra disposición. El email, herramienta extendidísima, sobretodo en el entorno empresarial, se ha convertido en un mal endémico, por su mal uso. Todo cabe en los buzones, todo se lo traga el buzón y las cadenas interminables de correo son eso, interminables. Es cierto que a veces no tenemos más remedio que morir dentro de una de estas cadenas, que nos vemos en medio de esa cadena sin saber muy bien como y el tornado se nos lleva por delante. A veces ni siquiera somos conscientes de ello, en la vorágine del día a día y en la comodidad de que, efectivamente, todo cabe no nos preocupa almacenar, pero el problema viene cuando aparece una burbuja de tres, de cuatro cifras, ¿te suena?

La burbuja de 4 cifras

Si eres de los que se acuesta y se levanta con una cifra de cuatro dígitos dentro de la burbuja en la esquina superior derecha del icono del correo electrónico, entonces empieza por reconocer que tienes un problema. Quiero pensar que eres de los que lo lee y lo vuelve a poner en formato “no leido” para acudir a él no se sabe cuando, porque de lo contrario el problema que tienes es aun más grave. Te propongo que hagas un ejercicio de imaginación. Imagina que hicieras lo mismo con el buzón de tu casa, ah, ¿que no es un pozo sin fondo, como gmail o exchange?. Venga, pasa y hablamos del tema.

Este post lo he querido dividir en dos entradas.

1.- En este trataré sobre el proceso para gestionar adecuadamente el correo electrónico:

• ¿Que 4 cosas ha de hacer siempre un comercial con su email?
• ¿Como mantener mi bandeja de entrada a cero? (Inbox cero)
• Dos formas de leer emails para mantener tu inbox a cero
• 4 Recomendaciones para procesar tu email y que no se te olvide nada

2.- En la segunda parte me adentraré en el contenido, en como sacarle el jugo a esta poderosa herramienta en cada fase del ciclo de venta:

• ¿Que reglas básicas ha de conocer un vendedor?
• ¿Que tipo de email me conviene enviar en cada fase de la venta?
• ¿Me conviene usar plantillas? ¿De que tipo?

¿4 Cosas que hace siempre un comercial con su email?

1.- Un vendedor siempre lee sus emails. Como no podía ser de otra forma, un comercial siempre está atento a su bandeja de entrada por excelencia y lee los asuntos y abre los asuntos que requieren su atención. No quiere decir esto que acudas a él cada 5 minutos, ¡No!, pero no puedes, no debes apagar el correo el viernes para encenderlo el lunes. No si para ti vender es mucho más, claro.
2.- Un vendedor siempre contesta sus emails. Aunque se trate de un email con un problema que no vas a resolver en el momento. Un comercial siempre responde para que el remitente sepa que has empezado a gestionar su petición, dándole toda la información posible sobre el tiempo y la forma en la que lo vas a llevar a cabo. Rápido, corto y directo. Ya lo procesarás y ejecutarás mas adelante.
3.- Un vendedor siempre firma sus emails. Y su firma no es un «enviado desde mi nespresso» Pon tus datos de contacto, cuantos más mejor y cuidando el formato, porque una vez lo has enviado a la red nunca sabes donde puede acabar.

4.- Un vendedor sabe cuando le toca vestirse de bombero. Sabe distinguir un asunto cotidiano, de un asunto importante, de un asunto urgente. Es raro que se trate de algo urgente y no recibas una llamada. Pero en muchas ocasiones lo que para un cliente no es importante, si que lo es para tu nivel de excelencia o para la percepción que tu quieres que impacte en tu cliente. Has de ser lo suficientemente inteligente como para darte cuenta de esto.

¿Como mantener mi correo a raya? Objetivo inbox cero

Cuando estuvimos repasando el método GTD de Vender es Mucho mas, acordamos que una de las tareas por las que debíamos empezar era por definir nuestras bandejas de entrada. Bien, es importante que tengas claro esto si eres de los que aplica el método, para no confundirte. Si has decidido que la bandeja de entrada de tu email sea una de tus bandejas de entrada de tu método de gestión presta mucha atención a cuando y como lees tus correos electrónicos. Empezar a leer tus emails ha de ser idéntico a procesar. Exactamente lo mismo, es decir, si lees (que lo vas a hacer) tus emails con tu smartphone has de ser consciente de que un email leido es un email que deja de estar destacado y habitualmente pasa al olvido, a no ser que en ese momento hagas algo con él. Si además, tu bandeja de entrada lleva una velocidad de 7 emails por hora, corres el riesgo de que entre un email más importante que haga que te olvides de lo anterior y entres en el bucle del email olvidado.

Dos formas de leer emails para mantener tu inbox a cero

1.- En modo procesar. En este caso estás en disposición de procesar tus correos electrónicos como lo harías con tu bandeja de entrada GTD. Coges tu email, lo pasas por el flujo del proceso, creas una tarea o lo archivas pero acabas borrándolo. Si borrándolo y al siguiente.

2.- En movilidad. Estás en un semáforo en rojo, de compras con la familia, en el receso de una reunión, en la sala de espera del dentista, existen muchas situaciones en las que acudimos al email pero no estamos en plena disposición de procesar, insisto no podemos procesar al 100%, normalmente porque no tenemos las herramientas adecuadas para hacerlo, pero abrimos el mail. ¿Que hago yo? Si es un email que no puedo resolver en dos minutos pero he de hacer algo con el lo reenvío a mi buzón de entrada de GTD, que es una cuenta de correo predefinida. Todas las herramientas de gestión de tareas (o de GTD) te permiten definir una cuenta de correo asociada a la bandeja de entrada. Estas cuentas quedan memorizadas en tu agenda. En dos golpes de dedo me aseguro de que ese email, que ha perdido el foco de los “no leidos”, no cae en el pozo del olvido.

Prueba a hacerlo. Si has conseguido el hábito de empezar el día procesando tu bandeja de entrada llegarás al email y lo procesarás, sin ninguna duda.

4 Recomendaciones para procesar tu email y que no se te olvide nada

1.- Pierde el miedo a borrar. ¿Es una cadena de correo? Quédate con el último. ¿Es un correo que quieres conservar como un tesoro? Archívalo en tu almacen de consulta y referencia y ponle un nombre largo y explicativo. ¿Es un correo que no requiere ninguna acción ni atención por tu parte? ¡Bórralo! Vacía, pierde peso…. ¡Vuela!

2.-Usa reglas. Independientemente de la herramienta que utilices seguro que tienes la posibilidad de establecer reglas de correo que te permitan clasificar automáticamente los correos entrantes en función de tus necesidades.

Algunos ejemplos:

• A la espera. Si escribo un correo a alguien del que espero respuesta, me incluyo yo mismo en CC y creo una regla en la que los correos remitidos por mi conmigo mismo en CC se archiven en una carpeta llamada a la espera. (Variante ponerte en CCO a tu bandeja a la espera de GTD).
• No acción. Distingue si el correo es para ti o estás en copia. Si estas en CC o CCO, el email no requiere ninguna acción por tu parte, en ese caso puedes derivarlos a una carpeta concreta o pintarlos de un color diferente a los que llegan e tu bandeja de entrada.
• Carpetas por proyectos (por clientes). Esto reconozco que es difícil porque afectan a más gente y no depende solo de ti. Quizás te interesa agrupar los correos de un mismo cliente en un lugar. Lo ideal es que en el asunto del correo aparezca algo que lo identifique para todas las personas involucradas, incluido el cliente. Esto, además de obtener el resultado de tu orden, ofrece una imagen de ti en el cliente de organización y control, cosa que no viene nada mal, tratándose del “comercial”.

3.- Tu dominas tu email, él no te domina a ti. Ya sabes que estamos llenos de hábitos, algunos de los cuales nos roban tiempo. El email es uno de los mayores robatiempos o “romperitmos” que existen. Ábrelo cuando vayas a procesar y ¿Porque no cerrarlo cuando termines? ¿Que siguen entrando? Bien, ya acudirás tu a él cuando tú decidas hacerlo. Si lo dejas abierto sabes que entre el ruidito de un nuevo correo, la ventanita de que ha llegado, etc. etc. tu ritmo de trabajo se rompe.

4.- Saca el matamoscas. Si, a veces nos damos de alta en listas que invaden nuestro buzón como metralletas. Como llevamos el ritmo de vida que llevamos simplemente borramos el correo pero no solucionamos el mal. Quizás convenga agrupar todos esos correos en un sitio y programar una tarea que sea darme de baja de listas en las que ya no quiero estar o a las que nunca llegué a suscribirme.

Recuerda estas claves para gestionar adecuadamente tu email:

1.- Lee, contesta y distingue tus emails cada día.

2.- Leer el email es procesar, conviértelo en acción o archívalo, pero acaba borrándolo.

3.- Ayúdate de la tecnología. Crea reglas y filtros que te sirvan de ayuda.

4.- Educa el hábito, impide que sea un robatiempos. Domínalo.

Seguramente estemos ante uno de los hábitos más arraigados y más difíciles de cambiar, pero hemos quedado que nosotros no somos «como todo el mundo» y luchamos para ser los mejores profesionales de la venta. Es cierto que en la gran mayoría de ocasiones estamos a merced de lo que nuestras compañías ponen a nuestra disposición, pero aun así, teniendo claro que digitalizar los procesos de trabajo pasa también por reducir el volumen de correos electrónicos y que esto no lo podemos decidir nosotros, estarás de acuerdo conmigo que algo más podemos hacer por mejorar lo que ya hay y sobre todo por reventar esa maldita burbuja que debería avergonzarnos.

¿Y tu? ¿Que piensas? ¿Tienes alguna otra forma de romper la burbuja y que no se te olvide nada?

Foto de recrea HQ