[Este post está basado en hechos reales…]

Había una vez un hombre que se sentía abrumado, no sabía decir NO, siempre dispuesto a todo, no era capaz de recordar todos sus compromisos (odiaba no tener esto bajo control) y todo esto le generaba estrés, sin apenas ser consciente de ello. Pero un día hizo click algo en su cabeza para desaprender lo aprendido y volver a aprender (que fácil de decir).

Si, reconozco que nunca fui una persona especialmente ordenada, pero me sentía seguro diciendo que «mi desorden era mi orden«, todo falla cuando esa teoría hace aguas. Por momentos mi día a día era el caos más absoluto y había momentos en los que simplemente la corriente me llevaba, era suficiente con mantenerme con la cabeza fuera y respirando, soñando que en algún momento llegaría a una playa que nunca llegaba porque no se trataba de un sueño sino de la cruda realidad.

¿Recuerdas esos libros en los que el lector elegía su propia aventura? Este es uno de ellos. Si no sientes nada de esto, si te crees capaz de captar todo lo que pasa por tu cabeza para procesarlo más adelante, si crees que vives en un estado de relajación y productividad aceptable para ti, no sigas leyendo.

Pero tú presta atención, lo que te voy a contar puede cambiar tu vida para siempre, créeme. La única manera correcta de organizarte con eficacia es realizar las cosas verdaderamente importantes gastando el menor tiempo y energía posibles.

He decidido partir este tema en más de un post:

Hoy vamos a entender el concepto, el método. Al final de este post serás capaz de:

• Entender que es GTD.
• Conocer los 4 pasos que has de dar para aplicar la metodología.
• Conocer el esquema de procesamiento del método.
• Intuir por donde empezar y cuando hacerlo.
• Conocer mi gran error de principiante.

En siguientes entradas veremos con más profundidad:

• Como cambiar nuestros hábitos de trabajo (desaprender)
• Empezar a procesar (con ejemplos)
• Hacer tuyo el método
• Elegir tu propia herramienta
• Aplicar el método (con mi herramienta de ejemplo).
• Conocer las claves del éxito.
• Conocer mi segundo gran error.

3 Características que definen un método GTD

Quizás has oído hablar de esta metodología. Yo no recuerdo muy bien como llegué a ella, pero el caso es que me tropecé con un tipo llamado David Allen, que se había inventado una metodología llamada GTD (Getting Things Done) que a mi me sirvió para desarrollar un sistema que me ayuda a ser más productivo.

Para que te hagas una idea de la penetración que tiene esta metodología, se escriben de media más de 50 post al día sobre GTD. Mi objetivo es traerte la esencia y una aplicación práctica para nuestro día a día.

¿Como definiría yo GTD? Me gusta pensar que GTD me ha ayudado a vaciar mi cabeza de tareas pendientes de hacer para depositarlas en un sistema del que me fío y al que acudo para hacer estas tareas.

De las definiciones ya existentes me quedo con esta:

GTD es disponer de un inventario completo y actualizado de todos tus compromisos, organizado y revisado de forma sistemática, que te permite concentrarte fácilmente, observar tu entorno desde las posiciones óptimas y elegir de manera fiable qué hacer (y que NO hacer) en cualquier momento.

GTD es una metodología que cumple con estos 3 componentes:

1.- Es simple. Lo vas a entender hoy,  lo vas a entender ya.

2.- Es flexible. Vas a poder aplicarla con un papel y un lápiz. No necesitas un software complejo para hacerlo funcionar (aunque también).

3.- Es próxima. La has de hacer tuya. No te preocupes si te desvías un poco o un mucho de la teoría. Si has captado la idea, la aplicas a tu manera y te funciona, ya lo tienes, no busques más.

GTD no es ni más ni menos complejo que esto. Cualquier cosa que se le añada o se le quite probablemente no tenga que ver con el propósito verdadero de esta metodología.

Las 4 fases del método para ser un comercial más productivo

1.- Captar absolutamente todo lo que llama tu atención. ¿Cuantas veces vas en el coche, o andando por la calle y te viene a la cabeza algo que debías hacer? O se te ocurre una idea genial ¿Imaginas poder acudir cada cierto tiempo (a modo de google) a un sitio en el que ves todo lo que pasa por tu cabeza? ¿Cuantas tareas te las recuerdan tus clientes? ¿No te molesta que sean tus clientes los que te lo recuerden? ¿Cuantas veces le das vueltas a tu cabeza con bucles de cosas por hacer? Ni siquiera sabes cuales son, no acudes tu a ellas, te aparecen por la vida como setas.

2.- Definir las acciones como resultados y pasos concretos que tomar. Seguro que alguna vez en tu vida, o de forma proactiva o por que te obligaron a hacerlo has definido algún objetivo personal… «Este año tengo que correr una 10K». ¿Y cuantas veces se queda en eso? Correr una 10K es un resultado, un objetivo, un proyecto para GTD ¿Has probado a dividir ese gran objetivo acciones concretas que cumpliendolas todas te ayudan a conseguir el resultado?

Bajando al barro, ¿Tienes escritas acciones concretas para conseguir vender en un cliente o eres de los que se queda en las nubes? Me explico, está muy bien eso de pintar un objetivo grande final del tipo, «voy a conseguir que este cliente me compre este año un 20% más que el año pasado», pero has de ser consciente de los pequeños pasos que das para conseguirlo, captarlos, procesarlos y revisarlos. Vamos a trocear objetivos grandes en pequeños objetivos que se componen de acciones concretas.

En GTD estos objetivos se llaman proyectos. Un proyecto, en GTD, es un resultado al que vamos a llegar utilizando más de una acción. Una oferta presentada a tu cliente o la revisión del coche realizada no son acciones, son proyectos porque en ambos casos vas a tener que hacer más de una acción para lograr el resultado esperado. Y lo vas a hacer.

3.-Organizar recordatorios e información en categorías de la forma más eficiente, basándote en cómo y cuando necesites acceder a ellos. Piensa en una reunión programada con tu jefe, en medio de la reunión os interrumpe su jefe con otra reunión sobre otro asunto (más importante) y en medio de esta te llaman del colegio de tu hijo porque se le ha roto una pierna. Te encuentras en urgencias con tu mujer y tu hijo, con una hora de espera por delante pero con una tablet y un teléfono. ¿No te es util saber que tareas puedes hacer en una hora, con las herramientas de las que dispones (Teléfono, tablet, internet…)?

4.- Mantenerte al día y tener el control revisando tus horizontes de compromiso (acciones, proyectos, áreas de enfoque, objetivos). Esto es básico, FUNDAMENTAL. Grábatelo a fuego. Vas implementar un sistema, tu sistema, el que sea. Este sistema será lo más parecido a una cebolla. Tendrás capas con objetivos a largo plazo, a medio, a corto, proyectos con acciones concretas dentro y acciones por si solas sin un proyecto que las abrace. Tendrás que revisar SEMANALMENTE las capas de cebolla mas cercanas, MENSUALMENTE, las menos próximas, TRIMESTRALMENTE las que no nos hacen llorar y SEMESTRALMENTE las que no ves habitualmente. La revisión semanal es sagrada, es lo que hace que se mantenga en pie esto o como dicen en GTD, lo que hace que no caigas del tren. Bloquea en tu agenda el tiempo para la revisión semanal o morirás en el intento.

Esquema de procesamiento del método

Me ha parecido apropiado traer este esquema hoy para que vayas familiarizándote con él. Será la hoja de ruta en tu nueva forma de trabajar. No te preocupes si algo no te queda muy claro, más adelante lo vamos a trabajar a fondo. Si que quiero que entiendas hoy la diferencia entre procesar y hacer. Todas las tareas, todos los inputs que te entren, han de ir a parar a tu bandeja de entrada de material. Es un error muy común ponerse a hacer en lugar de ponerse a procesar. Procesar es coger algo de tu bandeja de entrada y pasar por este flujo de procesamiento. Al final, cuando tu bandeja de entrada esté vacía, entonces te pondrás en modo hacer.

 

¿Por donde empiezo? ¿Cuando?

1.- Sueña con el esquema. No te impacientes, ves metabolizando toda la información. Este esquema ha de ser tu imagen de cabecera, has de soñar con él. Cuando te encuentres perdido, acudirás a él. Hasta que crees el hábito será reconfortante visualizarlo siempre. Imprímelo y ponlo donde lo puedas ver, allá donde suelas trabajar. Tenlo presente.

2.- Define tus bandejas de entrada. Como has podido observar vamos a procesar material y digo material porque todo vale. Un email, un dibujo hecho por ti, una foto, unas notas tomadas en un post-it, una caja de zapatos, un audio grabado mientras conduces…TODO.  Piensa en bandejas de entrada físicas y virtuales. Algunos, incluso tienen en su mesilla de noche un bloc y un lapiz para anotar aquello que les viene a la mente en medio de la noche y no son capaces de recordar al día siguiente. Al principio, lo recomendable es que vacíes todo, absolutamente todo en tus bandejas de entrada. Lo ideal sería meternos al vacío una semana sin otra distracción que vaciarlo todo, primero nuestra mente y despues todo lo que tengamos alrededor. Existen unas guias que te daré para repasar temas a vaciar (a modo lista de la compra). Pero quédate con el vaciado inicial. Lo vas a tener que hacer, ves planificando cuando.

Mi gran error de principiante

La situación ideal para empezar es encontrar el tiempo en el que SOLAMENTE dedicarte a vaciar TODO en tus bandejas de entrada. A lo mejor solo puedes coger un día, pero mi recomendación es que te metas un día ENTERO al vacío. Sin nada más que tu. Me arrepiento siempre de no haber empezado así y ese puede ser un error de arranque del que también tu te arrepientas luego. Es como tratar de limpiar el cajón del pescado y dejar restos, siempre olerá a pescado podrido.

Si te interesa seguir indagando por tu cuenta te recomiendo echarle un vistazo a los grandes expertos en GTD:

Jose Miguel Bolívar – Óptima infinito

Jeroen Sangers – El Canasto

Berto Pena – Thinkwasabi

David Torné – Productividad y desarrollo

Agustín Peralt – Walk With Giants

Mucha información de este post la puedes encontrar en los libros de David Allen:

Organízate con eficacia

Haz que funcione

Este es mi caso, el mío, el que a mi me funciona. Estás ante un caso 100% práctico, y por lo tanto no perfecto. Soy todo oidos, vamos a ayudarnos. Yo ya he escalado ese 8000 que tu quieres escalar, hagámoslo juntos. ¿Que te preocupa? ¿Que no te atreves a preguntar? ¿Que esperabas?