¿Has intentado aplicar la metodología GTD alguna vez y has fracasado?

Quizás conoces la teoría pero no sabes como aplicarla a tu día a día.

O te pasa como a mí, llevas tiempo leyendo y formándote, entiendes toda la metodología pero por alguna razón no consigues llevarla a cabo.

O simplemente sabes que quieres organizarte mejor, ser más productivo y tener la sensación de que eres el capitán que gobierna el barco de tu jornada laboral pero no sabes por donde empezar. 

Para los no «iniciados», GTD es el acrónimo de las siglas Getting Things Done, que en castellano se ha traducido por «Organízate Con Eficacia«. A mi me gusta traducirlo mas literalmente: «Tener las Cosas Hechas, y Siempre!«

Creo firmemente en la necesidad de aplicar una metodología para ser eficiente y productivo. Hay que implementar algún tipo de sistema de trabajo para poder gestionar todos los inputs que nos llegan cada día, llamadas de clientes, peticiones de oferta, incidencias, informes para tus superiores, visitas para prospectar, seguimiento de clientes, esa tarea pendiente que no urge pero es importante, y mil cosas más. Hace unos cuantos post hablamos sobre como implementar GTD en tu vida como vendedor, te recomiendo le eches un vistazo aquí.

Reconozco que aun estoy en el camino que me conducirá a mi máxima eficacia personal como vendedor (sigo trabajando en ello aplicando el método FASE de Agustín Peralt), pero también sé que he mejorado mucho y que hay cosas que ya he interiorizado y me funcionan a base de equivocarme e intentarlo mucho.

Hoy quiero compartir contigo mi experiencia aplicando GTD para gestionar mi tiempo, qué cosas son las que no entendía bien, que aplicaba mal y porque no me funcionaba.

Ya te adelanto que todo se basa en hacer tu propia interpretación del método y trasladarla a tu realidad y forma de ser. Puede ser tu caso o no ; )

Mis errores aplicando GTD (y cómo los he resuelto)

1.- Tener diferentes bandejas de entrada (listas por todas partes y formatos)

El principio mas importante del método GTD es que hay que vaciar tu mente de todo aquello que te llegue o empiece a preocupar. Si consigues trasladarlo todo a algún sitio, tu mente se relaja, y rindes mas.

Para ello, se recomienda que tengas a mano en todos tus entornos y contextos posibles un sistema donde anotar o almacenar esos inputs que aparecen, sean del tipo que sean. Es lo que llaman bandejas de entrada.

Mi error fue preparar literalmente una «bandeja de entrada» para cada contexto: una libreta en el coche, una carpeta en el maletín, un archivo de notas en el móvil, una bandeja de plástico en la oficina para las revistas y correo ordinario, y por supuesto la bandeja del correo electrónico.

¿Porque no funcionaba?

No sabia en que lista había anotado qué cosa, no podía acceder a todas las listas para revisarlas en el momento que yo quisiera y en lugar de ir resolviendo tareas me había creado tareas nuevas: las listas de tareas.

¿Cómo lo resolví?

Solo uso una única lista. Una lista a la que puedo acceder desde cualquier parte y contexto, pero sólo una. Es una lista digital, en mi caso uso Todoist, pero puedes usar perfectamente un documento word almacenado en dropbox o un google doc, a los que puedas acceder desde el movil, pc, en la oficina, en casa, desde el coche. Con un acceso directo desde todos los dispositivos.

Me gusta usar una aplicación de gestión de tareas por que casi todas incorporan la función de recibir correos desde tus bandejas de correo electrónico convirtiendo un mail recibido en una tarea de manera muy sencilla.

2.- Confundir contextos, etiquetas y proyectos

Otro de los aspectos importantes de la gestión del tiempo es tener claro qué tareas son las que puedes hacer en cada momento.

Si tienes una lista de tareas sin ningún tipo de distinción, te dará mucha pereza tener que decidir cada vez que tarea es la que debes o puedes hacer. Ese es el sentido de etiquetar y definir contextos, y por supuesto diferenciar una tarea de un proyecto entero.

¿Porque no funcionaba?

Al principio etiquetaba al máximo detalle y sin un criterio, cualquier cosa relacionada con la tarea en cuestión se convertía en etiqueta, pensando que así podía contemplar todas las posibles situaciones en las que me podía encontrar para saber en cada momento cual es la tarea que tenía que hacer.

¿Cómo lo resolví?

Incorporé el concepto de «contexto». Contexto es todo lo que necesitas para poder llevar a cabo una acción (te recomiendo este articulo). Y tienes que pensar cuales son tus contextos habituales. Como vendedor, suelen ser habituales los contextos: coche, teléfono, oficina, ordenador y si viajas también ciudades. También incorporé para etiquetar el nombre del cliente con el que tiene que ver la acción.

3.- No hacer revisiones diarias ni semanales

Este ha sido siempre el gran error cada vez que he intentado aplicar GTD, no tomarme en serio las revisiones diarias.

Cuando empieces a usar listas o bandejas de entrada para capturar y liberar tu mente, si no las revisas diariamente habrás creado otro monstruo: el de lanzar a un agujero negro todas tus responsabilidades. Además a la larga, como te das cuenta de que esas listas milagrosas realmente no te están solucionando nada vuelves al estado de preocupación permanente y cosas rondando por la cabeza.

¿Porque no funcionaba?

La revisión diaria es una tarea en sí, que no la entendí como tal. Sencillamente pensaba que revisar, se revisa cuando uno puede. Al no revisar las tareas, actualizar la agenda diaria y la semanal, las tareas se acumulaban y todo pasaba a ser urgente.

¿Cómo lo resolví?

Decidí convertir la revisión en una de mis tareas principales de cada día, y por tanto es lo primero que hago cada día, o lo ultimo que hago la noche anterior si me dejan los niños.

Mi ritual es dejar la cafetera y la ropa listos la noche anterior, levantarme 1 hora antes que el resto de la casa y sentarme con la taza de cafe delante de mi lista de tareas y mi agenda. Cada mañana.

4.- Menospreciar el correo frente a las tareas del día a día

El correo electrónico no puede dominar tu día a día, antes de abrir el correo hay que hacer lo importante a primera hora, no puedes tener el correo siempre abierto, trabajar en base al correo es trabajar en base a los demás y no a tus prioridades, el correo es el demonio, no abras el correo, quítate el correo del móvil….
…y un montón más de cosas malas sobre el correo electrónico te encontraras si lees sobre gestión del tiempo, productividad, etc.

Estoy de acuerdo, pero hay que tener cuidado, yo me pasé de frenada varias veces pasando de un extremo a otro. Una cosa es que el correo no debe dominar tu día y otra cosa es dejar el correo como la ultima de tus prioridades. CUIDADO.

Hay que asumir que el correo electrónico es una de las herramientas y tareas mas importantes que debe gestionar un vendedor, y hay que ponerla en los lugares TOP de nuestras tareas importantes.

¿Qué hacia mal?

Cuando menosprecié el correo para poner por encima mis tareas, mis listas y mis proyectos, pasaban los días y no encontraba tiempo para hacer eso tan maligno como mirar el correo, y lo que pasaba era que podían pasar días sin que los correos de clientes, compañeros u oportunidades se respondieran y gestionaran a tiempo, y automáticamente creé una maquina de generar urgencias máximas: la muerte.

¿Cómo lo resolví?

El correo no es malo, no es mi enemigo. El problema es el uso que yo le doy. Te resumo qué es lo que hago ahora: INBOX 0.

Destino entre 1 o dos momentos al dia de 30min a 50min máximo sólo a PROCESAR el correo electrónico y literalmente vacío la bandeja de entrada, siempre y sin piedad. En este post te contamos cómo hacerlo en mas detalle.

Hay correos que puedes procesar en tiempos muertos desde el móvil: HAZLO.

5.- Esfuerzo inicial y esperar resultados

Desde hace unos 8 años que descubrí GTD, he intentado varias veces implementar esta metodología dedicando un gran esfuerzo inicial en preparar mis bandejas de entrada, diseñar mis etiquetas ideales, vaciar totalmente mi mente y capturar todos los inputs que pudieran haber pendientes, organizar mi agenda diaria, semanal y mensual asignado momentos para cada cosa (como si fueran inamovibles y los fuera a respetar) y a deleitarme leyendo libros e imaginando lo bien que iba a vivir después de todo ese trabajo y tiempo dedicado a «organizarme» durante 2 o 3 días.

Sin embargo, no funcionaba, después de un mes estaba incluso peor y además frustrado.

¿Porque no funcionaba?

El desgaste inicial cada vez era tan grande que me relajaba y confiaba. Y sobretodo no tenía en cuenta una cosa: esto consiste en dedicarle tiempo y esfuerzo diario y en todo momento.

Sí, al principio supone mucho esfuerzo consciente y continuo. Mientras aprendes a conducir, cambiar de marcha, pisar el embrague, mirar el retrovisor para cambiar de carril y cualquier gesto te suponen una concentración y esfuerzos máximos, pero a medida que conduces mas, lo interiorizas mas y pasas a hacerlo con naturalidad y sin esfuerzo. LA gente que después de sacarse el carnet, esta un tiempo sin conducir o no lo hace habitualmente necesita dedicar más atención e incluso le da pereza coger el coche.

¿Cómo lo resolví?

Simplemente entendí esto que te acabo de explicar de la conducción pero trasladando el coche a mi sistema de gestión. Tengo que dedicar esfuerzo todos los días, consciente y que me desgasta, pero con el tiempo empieza a ser más fácil.

Por tanto, tienes que adquirir el compromiso de fastidiarte y esforzarte cada día y estar las 24horas pensando en que todo debe ser capturado y procesado. Esto es como ir al gimnasio, los resultados vendrán a medio-largo plazo pero el esfuerzo debe ser diario.

6.- Confundir hacer y procesar (definir la siguiente tarea)

Para mi fue revelador el día que entendí que una cosa es «procesar» y otra muy diferente es «hacer».

Ese era mi problema, no hacia distinción entre mis tareas diarias, los inputs que me llegaban y definir un proyecto entero como si fuera una simple acción o tarea a realizar.

Procesar consiste en leer un correo y responderlo en ese momento, eliminarlo o decidir que próxima tarea debes hacer tras leerlo y enviarla a tu bandeja de entrada. Procesar consiste en revisar tu lista de cosas que no querías olvidar (tu bandeja de entrada) y decidir que es lo que vas a hacer al respecto. Todo lo que me llegaba trataba de gestionarlo tal cual y eso era frustrante.

Se trata de PRIMERO: lanzar todo a tu bandeja de entrada, SEGUNDO: procesar diariamente tu bandeja de entrada y TERCERO: decidir en que se convierte o que hacer con cada input. He aquí el kit de la cuestión.

Agustin Peralt me ayudó a entender que o estamos en modo «hacer tareas» o en modo «procesar la bandeja de entrada», pero no las dos cosas.

Ahora reservo cada día en función de mis compromisos, un slot de tiempo sólo para revisar-procesar y slots de tiempo para hacer tareas (las que toquen cada día).

Pero la clave ha sido entender que merezco el mismo trato y respeto que cualquiera de mis clientes, no puedo aplazar las reuniones conmigo continuamente.

7.- La perfección no existe (existe el progreso)

El problema de los que tendemos a ser perfeccionistas es que es fácil llegar al bloqueo y parálisis por el análisis y la preparación, y yo pretendía todas las veces diseñar el método perfecto. ERROR.

Decidí y entendí hace tiempo que lo importante es empezar a organizarme de cualquier manera, de manera sencilla y luego ir mejorando e iterando.

Hay que cambiar el chip:

no te centres en pensar lo bueno y lo bien que es tu sistema de gestión del tiempo, piensa y céntrate en si hoy lo has hecho mejor que ayer.

De todas maneras, voy a confesar que nunca habría conseguido aplicarme de verdad sin un mentor. Te recomiendo encarecidamente que consigas un mentor, si lo puedes pagar, hazlo. Si no puedes pero tienes la suerte de tener algún amigo que sea un crack en la gestión del tiempo, pídele que te ayude y comprometete con él. Pero lo mínimo que puedes hacer es pagarle la comida cada vez que quedéis ; )

¿Que problemas te has encontrado o te encuentras para tratar de organizarte?