Las 5 reglas básicas del email para un vendedor

1.- La importancia del asunto. Normalmente nos dejamos llevar por las prisas o por la improvisación en algo que es sumamente importante. Muchos de nuestros destinatarios optan por configurar sus lectores de email para que solo muestre asuntos (por facilitar la lectura), de ahí la importancia de poner algo que sintetice y muestre de forma clara de que va nuestro email. Muchas otras veces recibes un “Re:Re:Rv:Re:Re:Rv:Re” sobre un asunto que nada tiene que ver el primer correo con el último. No te dejes llevar por la corriente, interviene. A mi me gusta escribir en el asunto las personas (o empresas) que intervienen entre corchetes y a continuación un titular del contenido. Si además es urgente, que quede claro al principio.

2.- La importancia del formato. No voy a dar nada por supuesto y aunque pueda parecer una obviedad, conviene que lo tengamos claro. No te está permitido escribir con faltas de ortografía, más teniendo en cuenta la cantidad de facilidades que nos ofrecen hoy en día los correctores. No escribas todo el texto en mayúsculas, escribir en mayúsculas es equivalente a hablar a gritos. Trata de evitar que tu email tenga más de dos tipos de letra y tamaño diferentes o colorines, para la gente que no te conoce es poco serio y estamos generando confianza.

3.-Se breve, claro y directo. En alguna ocasión te verás en la obligación de escribir más de un correo del tipo “En un lugar de la mancha…” generalmente si lo haces, te encontrarás en alguna de las últimas fases de la venta. En todas las anteriores fases, escribir un email de más de dos o tres párrafos puede provocar el sentido contrario al deseado y que no sea leido o no lo sea con la atención que requiere. Lee bien tu email antes de enviarlo y asegúrate de ser breve, claro y directo.

4.-El saludo. Tus emails siempre han de comenzar con un saludo inicial y una despedida final. Estuvimos viendo en los trucos del telemarketing que el uso de formalismos no es siempre lo más conveniente. Bien es cierto que conforme avance nuestro ciclo de venta, avanzará también (debería) nuestra confianza con nuestros interlocutores, así como el volumen de emails que nos intercambiamos. Digamos pues que en las fases iniciales, quizás deberíamos ser un poco más cuidadosos con las formas pudiendo relajarte un poco más una vez te has ganado la confianza de tu interlocutor, donde un “Hola Luis”, es más que suficiente.

5.-No abuses del email. A veces nos escondemos en la comodidad de los medios de comunicación en los que no tenemos que dar la cara y el email es uno de ellos. Piensa, antes de enviar un email, si te conviene emitir el mismo mensaje por otro medio. A veces se nos olvida que los smartphones, además de hacer todo lo que hacen, con esa capacidad de proceso, también siguen llamando y recibiendo llamadas. A veces es bueno combinar ambos medios de comunicación, sobre todo cuando se trata de asuntos importantes y a la vez densos. En estos casos es aconsejable siempre llamar y si fuera necesario completar la información, ya de forma más pausada, o por que sea necesario que quede por escrito, con un email. Queda muy mal, informar sobre un tema importante para nuestro interlocutor, solo por mail.

Los 5 emails más relevantes de un vendedor en cada fase de la venta

1.- Emails de prospección

(Fase 1, de Prospección y cualificación de clientes potenciales)
Son los más bonitos, los que sacan toda tu creatividad, pero también a cuyo contenido hemos de dedicar especial atención. Es lo más parecido a un “elevator pitch”. Tienes que conseguir que en tres frases no demasiado largas tu potencial cliente te recuerde.

Con este tipo de emails has de demostrar:

A.- Que eres un profesional. Empieza tus emails con tu saludo más cordial y personalizado, si no conoces el nombre de tu destinatario no te molestes en enviarlo, además añade una breve presentación de tu persona y de la empresa que representas. Si además has intentado llamarle y no has podido hablar con él (que suele ser lo habitual) díselo.
B.- Conoces su sector. Menciónale tres o cuatro empresas de su sector con las que ya tienes (tu o tu empresa) algún tipo de relación profesional.
C.- Conoces su modelo de negocio. Dile en esas tres o cuatro empresas que has mencionado, que necesidades detectaste y que soluciones ofreciste. Se trata de dar titulares. Permíteme ser muy genérico porque este mensaje va a depender muy mucho del tipo de solución, producto o servicio que quieres posicionar en tu potencial cliente.
D.- Sabes de que hablas. En ocasiones lo que tratamos de vender es novedoso, innovador o disruptivo y necesitas apoyarte en algún tipo de documento. Que no sea de más de una página, porque de lo contrario acabará en la papelera.
E.- Llamas a su acción. El cierre del email dependerá de tu objetivo. Si se trata de cerrar una visita, como ya vimos, ofrécele una fecha y una hora concreta.
F.- Vas en serio. Los emails de prospección son como los yogures, caducan a los 20 días de comprarlos (mandarlos), de nada sirve todo lo anterior si no haces un seguimiento, eres lo suficientemente persistente y tienes el tacto para hacerlo sin molestar.

2.- Emails elegantes.

(Fase 1, de Prospección y cualificación de clientes potenciales)

Vas a recibir emails ingratos, que lo sepas, seguramente además los recibas en un mal día, ya estás avisado, pero has de saber que este tipo de emails son un regalo.
Un potencial cliente enfadado que se desahoga contigo, lo último que espera recibir es un cortés y elegante email tuyo en el que muestras toda tu humildad y predisposición para ayudarle, además siendo todo lo empático que tu sabiduría comercial te permita..
No existe un modelo concreto para este tipo de emails, todo va a depender del contenido y asunto del que trate, pero no pierdas la oportunidad para aprovechar esta situación para conseguir una visita. La mayoría de comerciales que recibe un correo en el que lo mandan a «freir espárragos» por algo que hizo su empresa o un comercial anterior, tiran la toalla con el pretexto del olfato a “poco negocio”, sin ver el medio o largo plazo. Hacer justo lo contrario es el primer paso para ganarte de la confianza y el respeto de un potencial cliente, para ser único y diferente al resto de los comerciales.

3.- Emails de «Mover el árbol»

(Fases 2 y 3, Detectar una oportunidad de negocio y Construcción de la oferta)

Reconozco que estos son los emails que no me gusta enviar, pero los que no tengo más remedio que enviar. A veces es necesario «mover el árbol» para que caigan las hojas secas y pueda pasar la luz. Te reconocerás en situaciones como esta; Hemos superado la fase de prospección, hemos detectado una oportunidad de negocio y estamos preparando una oferta. Estás en la fase en la que despliegas tus tentáculos porque la oferta no puede caer en saco roto, porque necesitas saber el interés real del cliente o sencillamente porque la toma de datos está incompleta. Conoces el calendario que el cliente estima para su proceso de compra, pero no acabas de llegar al decisor, tu interlocutor es un “stopper” y al mismo tiempo es tu única opción hasta la fecha para conseguir avanzar en tu potencial venta. No coge tus llamadas (más de 5), no contesta tus emails (más de 3) y percibes que tu trabajo no es respetado. En estos casos a mi me funciona siempre escribir un email con este formato:

A.- Se extremadamente educado. Ya que vas a subir un poco el tono del contenido conviene que tu mensaje entre lo más suave posible.
B.- Pregunta por la persona. Pregunta, antes que nada, por su salud o por temas personales. No vaya a ser que le haya ocurrido algo grave o personal que sea más importante y te haga la cruz para siempre.
C.- Pon en valor tu trabajo como comercial. Es una profesión tan digna como la suya. Dile brevemente en que consiste tu trabajo, que es lo que te motiva, porque habeis llegado hasta ese punto y cuales eran los objetivos y el calendario trazado.
D.- Invitalo a salir. Con toda la normalidad del mundo, ponte sus zapatos, piensa por él, dile que no pasa nada por cambiar de opinión o por decir no. Pídele, en ese caso, que te ayude a reconocer en que has podido fallar y queda a su disposición por lo que pueda necesitar.

El 99% de estos emails surten un efecto inmediato, que es lo que busco. No podemos tener oportunidades de negocio eternas y de alguna forma hemos de cerrarlas. Las oportunidades no se evaporan o desaparecen, las hemos de cerrar, por lo tanto, lo mejor es cerrarlas. No hay nada más desalentador para un comercial que pasar una oportunidad a perdida, sin saber nada, es algo que no te puedes permitir, es una lección que has de aprender. Saca a tu interlocutor de su cómoda silla o al menos, ten la conciencia tranquila cuando le des al botón de cerrado.

4.- Emails marketing.

(Válidos para cualquier fase de la venta)

Si bien es cierto que quizás sean más útiles para unas fases que para otras, este tipo de emails, que ya estuvimos repasando en Lo que un comercial debería saber sobre «Email Marketing» son fantásticos para mantener viva la relación con tu cliente. Asegúrate de que lo que envías sea interesante, una jornada demostrativa sobre un producto o servicio, una jornada lúdica. Es básico mantener este tipo de contacto en el ciclo de vida de un cliente.

5.- Los emails que NO has de enviar

(Fase 4, La negociación y cierre de la venta)

Solemos (las personas en general) los comerciales en particular, escondernos detrás de lo que nos da miedo y el miedo al no es el miedo más aterrador que vive un comercial. Es el momento de la verdad, el momento en el que te asomas al precipicio y sabes que has de saltar, o para volar o para estamparte. Lo que no te está permitido es quedarte sentado en el precipicio detrás de tu portátil a enviar un email. Ciertas situaciones (la negociación y cierre lo son) requieren de un contacto más directo y personal. El email, en esta fase, solo para enviar la oferta que acabas de presentar, para todo lo demás trata de evitarlo. Llama por teléfono, queda con tu interlocutor, monta una tienda de campaña en casa de tu cliente, en definitiva, da la cara y se valiente. ese es tu trabajo.

¿Me conviene usar «Email plantillas»?

Espero que algunas de estas ideas te sean útiles. A partir de aquí usar o no usar plantillas depende de ti. Mi recomendación es usarlas solo con los emails de prospección, que son los que más vas a enviar y los más similares, o sea, los más industrializados, si me pertimes llamarlos así. Con una estructura parecida a esta:

Estimado (nombre de pila),

Permíteme presentarme, soy Alejandro Luján de la empresa Y. He tratado de localizarte al teléfono pero no me ha sido posible.

El motivo de mi llamada era porque me gustaría que conocieras como estamos ayudando a (cargos de interlocutores) como tu a [Necesidades de potencial] Vs [Soluciones de potencial].

En un contexto en el que los presupuestos son cada vez más ajustados (o una frase en la que se sienta idenficado), otros [Cargos de interlocutores] de [Empresas caso de éxito] han conseguido [Beneficios].

¿Tienes un hueco el martes a las 10 hablar sobre esto? [Por ejemplo]

Muchas gracias.

Como conclusión, el email es un medio muy potente, que bien usado se convierte en un aliado. Nos ha de ayudar a conseguir nuestros objetivos, pero antes de enviar un email, piensa, si será el correo electrónico el medio adecuado en esas circunstancias para ayudarte a conseguir el objetivo que persigues.

¿Y tu? ¿Nos cuentas tu experiencia con el email? ¿Te ayudan en algun momento de la venta… A VENDER?

Foto de Gino Borio