Es una casualidad, pero me alegro de que así sea. En pleno Agosto, un mes en el que suele bajar mucho la actividad de un comercial (a menos que te dediques al sector turismo), puede ser un buen momento para empezar a aplicar el método, pero no existe el momento ideal, el que tu elijas será el mejor, sin duda.

 

 

En la fase 1 de esta guia definitiva para aumentar tu productividad, llegamos a ser capaces de:

• Entender que es GTD.
• Conocer los 4 pasos que has de dar para aplicar la metodología.
• Conocer el esquema de procesamiento del método.
• Intuir por donde empezar y cuando hacerlo.
• Conocer mi gran error de principiante.

En la fase 2, en este post, te contaré como:

• Cambiar nuestros hábitos de trabajo (desaprender)
• Elegir tu propia herramienta
• Empezar a procesar (con ejemplos)
• Hacer tuyo el método
• Aplicar el método (con mi herramienta de ejemplo).
• Conocer las claves del éxito.
• Conocer mi segundo gran error.

Vaya por delante un aviso. No soy un experto en GTD y estoy muy lejos de serlo. Ya te pinté las coordenadas de los expertos en la fase 1 de este post. La información que te doy está basada exclusivamente en mi propia experiencia y visión.

¿Como cambio mis hábitos de trabajo? (La clave)

Llegados a este punto toca arremangarse, pero antes de nada te diré algo, y voy a ser muy pesado con esto. Yo no te voy a enseñar a cambiar de hábitos. No existen métodos, ni herramientas, ni existe un momento ideal para ser una persona más organizada y productiva. Cambiar de hábitos, quitarte los vicios, desaprender lo aprendido para volver a aprender, SOLO y exclusivamente depende de tu fuerza de voluntad. Quítate de la cabeza los «es ques», deja de echarle la culpa de todo a todo el mundo y empieza a pensar que las épocas del colegio ya se acabaron. Aquí no habrá un profesor detrás de ti para cogerte en brazos cada vez que te caigas del tren. Si decides procastinar, lo estarás decidiendo tu. Estar 45 minutos almorzando cuando eres conocedor de que tienes unos compromisos contigo que dejas de atender, no lo soluciona ningún método ni herramienta. ¿Eres de los que ya ha intentado otras veces aplicar este método sin éxito? Si lo has intentado otras veces y el resultado no fue el que esperabas, o sea, te caíste del tren y no lo viste pasar nunca más, es muy probable que el problema por el que no te ha funcionado eres tu (y lo sabes).

No pretendo desanimarte justo ahora, pero no quiero generar falsas expectativas. Lo siento, no conozco técnicas para dejar de fumar, ni para ayudarte a empezar con esto. Todos los cambios a los que nos sometemos requieren de dos tipos de motivación:

1.- La motivación de inicio. La del bizcocho que sube, la que nos da ese subidón de energía, ánimo y convicción para empezar una tarea. Adelgazar, hacer ejercicio, dejar de fumar, empezar a escribir un libro o ser más ordenado. Pero este impulso inicial no es suficiente, como todos sabemos por triste experiencia, para llegar hasta la meta.

2.- La motivación de la tarea. Decían los moralistas antiguos «El espíritu está presto, pero la carne es débil». Mantener la actividad, esforzarse, aplazar la recompensa necesita otro tipo de ánimo, un plus de energía, en definitiva, de motivación. Supone una activación continua de la decisión inicial.

¿Como te puedo ayudar yo, entonces?

Porque ya he pasado por ahí. Me he hecho antes estas preguntas, me he caído varias veces y conozco las teclas que hay que tocar para que el piano no desafine. Toma nota. Independientemente de las reflexiones que te hagas, antes, durante y despues, estos son los HÁBITOS QUE NO TE PUEDES SALTAR:

A – Empieza el día procesando. Es como una tarea virtual siempre presente. Al principio conviene que tengas cerca el esquema de procesamiento. Ponte uno en tu mesa de trabajo, guarda uno en el bolsillo, ponlo en tu nube, tenlo a mano. No abras el gestor de  correo, pon el smartphone boca abajo y en modo no molestar (solo «molestan» tus contactos favoritos) y procesa tus bandejas. Solo cuando acabes de procesar empezaras a hacer. Es importante que distingas lo ordinario, de lo importante, de lo urgente. Si es urgente te llamarán y tu has decidido que contactos requieren que los atiendas de forma urgente. Todo lo demás no es menos importante que procesar tu bandeja de entrada, ¿O si?

B – Procesar, Procesar y Procesar. Te va a pasar que vas a enviar todo a las bandejas de entrada, pero no vas a tener el hábito de procesar cada día. Tendrás la sensación de que todo está en las bandejas de entrada, la mirarás de reojo, cada vez más grande, MUY GRANDE. No te vas a atrever a acudir a procesar porque vas a tener una cantidad infumable de entradas. Además el día a día te va a atropellar. Rompe esa inercia cuanto antes. Puedes tener un día malo, pero no puedes agarrarte a esa excusa diariamente. Tu herramienta te permite procesar en cualquier sitio. Encuentra el momento para hacerlo y hazlo. Deja tu inbox a cero cada día, todos los días.

C – La revisión semanal. Bloquea en tu agenda un par de horas cada semana para revisar de arriba a abajo tu gestor. Es posible que cuando acudas a la revisión tengas tu bandeja de entrada con cosas por procesar. Yo, en ese caso proceso y luego reviso. Si me tengo que quedar (conmigo mismo) más tiempo del previsto, yo me lo agradeceré.

Puedes no hacer bien la A, y no estar acostumbrado a la B, pero si no te comprometes contigo mismo a hacer la C, fracasarás. Ese ha sido mi segundo gran error, por el que me he caído tantas veces del tren, avisado quedas.

5 Criterios para eligir tu herramienta GTD

Lo menos importante de todo este proceso es la elección de la herramienta, pero en algún momento tendrás que elegir una para ayudarte a llevarlo a cabo, ya sea una tecnológica o una agenda tradicional con un lápiz de cómplice.

En mi caso, ya sabeis que me apasiona lo digital, por lo que mi recomendación irá en esa linea. Estos son algunos criterios por los que yo valoro una herramienta GTD.

1.- Funcionalidad. Que me permita disponer a mi gusto de las listas que voy a utilizar. Algunas herramientas vienen con unas listas predefinidas pero te permiten añadir otras con nombres personalizados. Todas las herramientas que te voy a recomendar son absolutamente funcionales y flexibles en este aspecto.

2.- Multicanal. Para mi esta es una funcionalidad imprescindible. He de poder acceder a ella desde cualquiera de mis dispositivos. Despreocuparme de que los datos estén disponibles siempre. Personalmente prefiero una aplicación web a una de escritorio.

3.- Look and feel. Me tiene que gustar. No solo en estética, que también, sino en como está estructurada. No te puede costar mucho hacer las cosas habituales, o encontrar la información. Esto es complicado averiguarlo el primer día. Yo he pasado por más de una herramienta y no descarto cambiar en el futuro.

4.- Precio. Yo ya tengo claro que aplicar este método y utilizar una herramienta de ayuda me aporta valor, tengo claro el retorno de la inversión que tiene para mi ser un usario premium de la herramienta elegida. La mayoría de herramientas tienen su versión gratuita, de ti depende que te hagas un usuario premium, pero es algo totalmente voluntario, en función de tus necesidades. Por menos de 30€ al año existen soluciones premium fantásticas.

5.- Integración con otros sistemas. De nuevo volvemos a tocar el concepto de digitalización. Seguro que ésta no será tu única herramienta. Que sea capaz de integrarse de forma sencilla con tus otras herramientas, sin duda será algo que deberás valorar. Para mi es muy importante.

Mi herramienta

Todoist. Es la herramienta que uso ahora. Me ofrece todas las funcionalidades que busco excepto una (espero que pronto la tengan disponible). En GTD, cuando tenemos un proyecto que requiere más de una acción para llevarlo a cabo y además de forma secuencial (para pasar a la segunda acción es necesario completar la primera), es importante definir cual será nuestra acción siguiente y esta es la que veremos en nuestro mapa de próximas acciones. Algunas herramientas tienen implementado de forma automática mostrarnos solo las acciones pendientes de los proyectos y cuando estas pasan a completadas, es la acción siguiente a la recién completada la que nos aparece para ejecutar. En todoist, esto hay que hacerlo de forma manual. No es muy complicado, basta con etiquetar estas acciones con un «next» o similar, pero es un pequeño engorro. Prometo un post monotemático de todoist.

Toodledo. Esta fue la herramienta que usaba inmediatamente antes que todoist. Para mi gusto, todoist es más sencilla de usar y se integra mejor con el resto de herramientas que uso.

Nozbe. Esta es la herramienta que más me gusta, pero que no me puedo permitir. Tiene solucionado el «problema» que no ha resuelto todoist todavía, pero es tres veces más cara que todoist. A fecha de hoy todavía me compensa resolver ese gap de forma manual.

Algunas herramientas no menos conocidas. Te las menciono para que las puedas valorar:

Wunderlist

Facilethings

Y la opinión de un experto, El mejor gestor de tareas es…

Empezando a procesar

1.- Bandejas de entrada definidas

Doy por hecho que ya tienes tus bandejas de entrada definidas. Yo al principio tuve varias, una física en casa (de las típicas de oficina), otra física en el trabajo, una virtual asociada a la herramienta GTD. Hoy, todas mis bandejas de entrada son virtuales y se reducen a 3:

1.- La que me proporciona mi herramienta GTD. (que más adelante verás)

2.- Mis bandejas de correo electrónico (Procesar el correo será objeto de un post)

3.- Evernote. Como herramienta de recolección en reuniones de trabajo

Antes usaba un servicio fantástico para recolectar cosas que pasaban por mi cabeza mientras conducía. Memmori voice 2 mail, me permitía llamar a un número y grabar un mensaje que se enviaba en formato de audio a una cuenta de correo. ¡Fantástico! pero ha dejado de funcionar. No he encontrado nada parecido. Me hablan de «Ok google», estoy probándolo, os contaré como me va.

He de reconocer que soy bastante digital, pero además creo que es más cómodo saber que todo lo que requiere mi atención ha de acabar en un sitio concreto ¿y cuando es algo físico? una foto y para adentro.

Como puedes ver mi herramienta y mi smartphone me lo ponen fácil.

2.- Recopilado inicial

Saca los días que puedas, si solo puedes un día, que este sea productivo. Envasate al vacío el tiempo que hayas decidido hacerlo y empieza a volcar en tus bandejas de entrada todo. Si lo que te viene a la cabeza no te queda claro si volcarlo o no, vuélcalo, ya tendrás ocasión de procesarlo y desecharlo si finalmente no te sirve. Lo importante es saber que estás en modo volcado, vaciando el disco duro. Solo eso. No hagas, no proceses, solo vacía.

3.- Modo procesar

Con el esquema que te pasé en la fase 1 queda bastante claro el flujo por donde pasa el material que sacamos de la bandeja de entrada. Ahora se trata de que crees las listas o carpetas donde organizar las próximas acciones y tu archivo de referencia. Algunas personas tienden a separar su vida personal de la profesional. ¡Error! Esto no funciona solo de 9 a 2 y de 4 a 7, tu vida es todo, para un comercial más si cabe. Por lo tanto las listas quedarían así:

• Listas NO accionables: 
  1. Algún día. Lista en la que organizar acciones que te gustaría hacer en un futuro. Por ejemplo, empezar a pintar un cuadro, montar un blog, aprender a bailar claqué o empezar a leer un libro determinado.
  2. Referencia. Lista o carpeta en la que guardar aquella información que no requiere hacer nada, pero a la que podrás acudir en un futuro. Por ejemplo, un ticket de compra, un estudio sobre la transformación digital en el sector retail, o una oferta perdida.
• Listas accionables:
  1. ASAP. A esta lista van a parar todas mis acciones que requieren hacerse sin una fecha límite y que requieren más de 2 minutos para llevarlas a cabo.
  2. A la espera. Lista que almacena acciones que hemos delegado en otras personas.
  3. Planificadas. Lista con acciones que se han de hacer en un determinado momento.
  4. Proyectos. (Opcional). La traigo por si alguien prefiere usar los proyectos (resultado al que vamos a llegar utilizando más de una acción). Yo he desechado usar esta lista. Los proyectos los gestiono con etiquetas y subtareas (La tarea principal con el resultado y las subtareas con las acciones que me llevarán al resultado + etiqueta @next para la acción siguiente)
• Etiquetas. Yo etiqueto cada una de mis acciones en función su contexto. Distingo 4 contextos:
  1. Lugares. Mi casa, la casa de verano, mi blog, un cliente, socialmedia, recados, la universidad, etc.
  2. Herramientas. Teléfono, email, Internet, CRM, etc.
  3. Personas. Mi jefe, mi mujer, mi socio, mi hermana, mis padres, mis hijos, etc.
  4. Clientes. Ya sean potenciales o clientes en firme. Me permite focalizarme en clientes concretos, con todas las acciones que afectan a cada uno de ellos.

Ahora deberías de ser capaz de sacar el material de tu bandeja de entrada y procesarlo con la ayuda del esquema, de las listas o carpetas y etiquetas que acabas de crear.

¡OJO! Es muy común que estando en modo procesar te pongas a hacer tareas que requieren de ti más de dos minutos y no son urgentes. Date cuenta, tenlo presente.

Haz tuyo el método

Si has llegado hasta aquí, te doy mi enhorabuena. Veo que tienes el coraje y la motivación suficiente para llevar a cabo esta gratificante tarea. Y digo gratificante porque el sacrificio y el trabajo, tienen, en este caso, un gran premio. No he experimentado una sensación tan gratificante que la de ver que el método empieza a funcionar. Es tan grande el chute de energía positiva que me invade cuando empiezo a comprobar que lo tengo todo controlado, que hago todo lo posible por mantenerlo en pie. Si tuviera que confesar cual es el motor que impulsa mi motivación para la tarea, te diría que es esta sensación, sin duda.

Seguramente te ocurra lo mismo que a mi, que con el sistema funcionando veo que no es 100% GTD, ni un 70% GTD, pero a mi me vale. Que te preocupe poco esto. Soy consciente de que es mejorable y no perderé la ocasión de mejorarlo (algún día), pero una cosa tengo clara, me sirve, me funciona y es mío. Eso es ya un logro.

 ¿Como lo hago yo?

En mi gestor de tareas todas las listas son proyectos, incluida la bandeja de entrada. Además me permite crear un correo electrónico asociado a listas concretas. He creado un correo para la carpeta de bandeja de entrada que me permite enviar absolutamente todo allí. Mi experiencia me dice que cuanto más sencillo mejor. Tendemos a crear muchas carpetas y supcarpetas. Huye de esto, hazlo sencillo.

Una vez tengas clasificadas y etiquetadas tus acciones, has de ser capaz de ponerte a hacer con todo el sentido común del mundo. Me refiero a dejar de estar en modo procesar para pasar a estar en modo hacer. El criterio por el que guiarte será el que tu decidas. Este es el mío.

1. Las acciones que he de hacer hoy.
2. Las acciones que tengo que hacer en los próximos 7 dias. A veces pongo una fecha de vencimiento a acciones concretas, me sirve de referencia para que esa acción no quede en el limbo. Distingo, si la he de hacer en una fecha concreta va al calendario. Si tiene una fecha de vencimiento solo es un recordatorio.
3. Las acciones ASAP en función del contexto en el que me encuentro:

Algunos ejemplos:

• Quiero hacer Telemarketing: Filtro @Teléfono + @email + @CRM
• En medio de mi trabajo me interrumpe mi jefe con un tema: Filtro @Mijefe para tratar los temas que tengo que hablar con él
• Me llama un cliente para consultarme algo: Filtro @cliente para visualizar y/o tratar todos los temas que tengo con él
• Me tomo un café con mi preventa: Filtro @mipreventa para tratar los temas que tengo pendientes con él
• Como en casa de mis padres: Filtro @Casademispadres para saber que tengo pendiente con ellos
• Tengo una hora antes de mi reunión de las 16h, dispongo de la tablet. Decido dedicar ese tiempo a las RRSS y a mi blog: Filtro @RRSS + @Miblog para sacar acciones pendientes
• Antes de ir para casa tengo 45 minutos para hacer algún recado pendiente: Filtro @recados para elegir que hago y no se me olvide nada

La clave del éxito

Ya has podido comprobar que no hay truco de magia, ni magia, ni truco. Todo el poder lo tienes en tu mano. Si tuviera que quedarme con un solo consejo para que tenga éxito tu método me quedaría con la revisión semanal. Haz que sea tu momento. Endúlzalo. Tu, que te conoces mejor que nadie, que sabes que sin música no sales a correr, que sin un par de gintonics la fiesta no es fiesta, haz que tu revisión semanal sea tu momento de la semana. ¿Como?

• Busca un sitio especial. Playa, montaña, un lugar que te transmita buen rollo. Tu sitio.
• Encuentra el mejor día de la semana y la mejor hora para tu momento. Un par de horas mínimo. Se generoso contigo, pero cumple con tu cita. Se disciplinado.
• ¿Como reviso yo?
  • Inbox cero. Empiezo por la bandeja de entrada. No me gusta revisar otras listas sin la bandeja a cero.
  • Momento metralleta. Sigo con la lista «A la espera». Saco la metralleta y a disparar. Ellos no se acuerdan, pero tu estas orgulloso al comprobar el control que tienes de tu mundo…
  • Reviso mis sueños. A continuación reviso las listas «Algún día», que yo divido en «Algún día tarde» y «Algún día pronto» son mis sueños. Los de «tarde» son sueños lejanos, los de «pronto» son esos que piensas que algún día… ¿Porque no? Como montar este blog, en algún momento entró en mi bandeja de entrada y pasó de algún día a ser una realidad. Ahí te lo dejo.
  • Repaso mis errores. Por último reviso la lista ASAP. Somos humanos y podemos cometer fallos. Me aseguro que todo lo que hay ahí debe estar ahí.
  • Organizo mi mesa de trabajo. Termino mi revisión dando un repaso a mi carpeta de consulta o referencia, que en mi caso es mi carpeta personal del portátil para lo profesional y Google drive para lo personal.
    • En mi carpeta profesional mantengo organizada la información así:
      • Una carpeta por cada cliente potencial o cliente
      • Una carpeta de consulta o referencia, donde organizo información relacionada con mi día a día. Cartera, eventos, formación, gastos, previsiones, presentaciones y una temporal (donde almaceno cosas de usar y tirar)
    • En mi drive, personal, guardo cosas como estas:
      • Sitios por conocer
      • Regalos potenciales para personas concretas
      • Libros por leer
      • Lecturas online
      • Películas por ver
      • Frases
      • Ideas para publicar en el blog/RRSS
      • Papeles de casa, facturas, todo lo que entra en casa en papel lo digitalizo y lo subo con un nombre muy descriptivo.
      • Vinos que me han gustado.
      • Recetas. Las que uso habitualmente y las que quiero probar
      • Prospect. Cosas relacionadas con mi mercado potencial.

No me quiero extender más, este tema da para mucho. Tanto como para desarrollar con detalle algunos aspectos más concretos que me vienen a la cabeza, aunque lo realmente interesante es que tu me digas lo que te gustaría que tratáramos. Espero que te haya sido útil, que le saques el jugo, que sientas la misma energía que yo siento cuando percibo el control de mi vida.

¿Alguien va a contarme como le ha cambiado la vida?