No ofertes mañana lo que puedas ofertar hoy

Una de mis obsesiones es conseguir dar con el método de gestión del tiempo o productividad que mejor pueda encajar para el trabajo de un vendedor. No es tarea fácil, un vendedor debe estar abierto a las oportunidades que surjan cada día y en cada momento. A veces, lo que consigue que conectes por fin con un cliente, lo fidelices o hace que se decida por tu propuesta es cuando percibe que lo dejaste todo para atenderlo a él o para solucionar su problema.

Con lo que me surge siempre esta pregunta ¿cómo encontrar el equilibrio entre estos dos extremos?

No, no tengo la respuesta aún, pero seguiré tratando de buscar la respuesta. Mientras tanto te doy algunas recomendaciones que pueden ayudar a cualquier vendedor a estar más cerca de ese equilibrio como es la de ofertar lo antes posible.

Empieza a preparar la oferta o presupuesto de todas las oportunidades que te hayan surgido en el mismo día.

Tan simple como eso, y es válido para cualquier tipo de venta, sector o cliente. Siempre, no dejes pasar un día sin realizar las primeras gestiones de la elaboración de un presupuesto o para ofertar, y mucho menos las gestiones que solo dependen de ti.

Si pasa ese día y no empezaste el presupuesto, empezará un nuevo día, con sus nuevas oportunidades, urgencias, tareas, eventos, etc. y se acumularán. Y lo peor de todo, no tendrás fresco todo lo ocurrido en esa reunión con el cliente para ofertar.

La actividad más importante para un vendedor es toda aquella relacionada con una oportunidad de venta, y luego todo lo demás, llevándolo al extremo y sin matizar, yo lo veo así.

Por tanto, tras toda interacción con un cliente que tenga que ver con una oportunidad de venta o con algo que inicie un proceso de venta (reunión, llamada, mail de respuesta o consulta) hay que considerar lo siguiente,

Cosas que hay que hacer ese mismo día para ofertar:

Mail con resumen de lo hablado a modo de acta informal con los siguientes pasos a dar y agradeciendo la reunión: esto nos sirve más a nosotros que al receptor.
Hacer el primer borrador de la oferta y empezar a elaborarla, surgirán las cosas que necesitamos y a quien solicitar la información necesaria y delegar las tareas a las personas correspondientes
Ponernos fecha límite de oferta y transmitirla a todas las partes interesadas, tanto la gente de la que esperamos información como al cliente para que no tenga una expectativa irreal
Todas las gestiones iniciales del presupuesto que estén en nuestra mano.
Es posible que en un presupuesto tengas que hacer muchas cosas, analizar opciones y diseñar cosas tú mismo que no puede hacer otra persona. En ese caso, seguro que hay una serie de acciones iniciales que siempre puedes empezar a hacer, hazlas. El resto agéndalo en base a esa fecha límite o supedítalo a la recepción de la información solicitada a tus colaboradores, compañeros o proveedores.
Si tu caso es el de un tipo de oferta relativamente rápida o sencilla que se puede realizar en 1 hora o menos, reserva tiempo los días de visitas para hacer las ofertas el mismo día, siempre, (p.ej.: las mañanas para visitas y mail y las tardes para ofertas

Porqué es importante ofertar el mismo día:

Si el cliente recibe feedback el mismo día el impacto positivo es mayor ya que refuerzas en su mente lo quea tí te interesa. Además alimentas un poco más la confianza del cliente en ti como profesional y también en la relación que se está estableciendo entre vosotros.
Tienes toda la información fresca, por muchas notas que tomes, si ese día no lo vuelcas todo en un mail resumen, se te van a pasar esos detalles que hacen que la oferta sea personalizada. Además, las notas en una reunión siempre acaban siendo recordatorios, no manuscritos, ni yo mismo sé que quise decir cuando reviso mis propias notas de una reunión de hace una semana.
Si preparando la oferta te surgen dudas clave, o ese dato que es imprescindible para la oferta y el cliente lleva esperando una semana, ¿cómo crees que puede sentar una pregunta tan básica mucho tiempo después? Esto nos ha pasado a todos y es una situación embarazosa que se puede evitar si empezamos la oferta el mismo día y llamas al cliente al día siguiente para preguntarlo.
No todo depende de ti, y si quieres establecer plazos al cliente debes lanzar cuanto antes las consultas a los proveedores u otros departamentos. Muchas veces nos pasa que pensamos que disponemos de toda la información y dos días de antes de entregar la oferta resulta que necesitamos un dato, una información, una valoración o cualquier cosa que no depende de nosotros y que no teníamos previsto, ¿vas a anular la reunión prevista de entrega de oferta? o peor aún, ¿vas a generar una situación de conflicto con ese colaborador porque no puede cumplir «tu» plazo?

En los diferentes sectores y tipos de venta, así como vendedores que he conocido, no hay excusa para llevar a cabo este hábito. Yo me machaco a mi mismo y me culpo cuando no lo cumplo.

En resumen, los días que tengas reuniones con clientes, no llenes la agenda de visitas o reuniones de forma que no quede espacio para «lascosasquehaceresemismodia», deja tiempo en algún momento para esto, tiempo vacío. Y por supuesto, el tiempo que reserves al día para esto respétalo.

Hay gente que directamente, cuando agenda una reunión con un cliente añade 1 hora más a esa reunión, para continuar «él sólo» con esa reunión de las cosas que hacer ese mismo día. Habito difícil para un comercial pero que estoy tratando de incorporar.

Hay más cosas que un comercial debe hacer, otro tipo de gestiones, incidencias, cobros, seguimiento, reports, etc. pero esto es lo que se debe hacer en segundo lugar o agendarlo o delegarlo, ya lo trataremos en otros posts.

Me gustaría saber como te organizas tú y si crees que es posible que un comercial logre esto, ¡cuéntame tu experiencia!