Lo que todo vendedor debería saber para preparar una oferta comercial

Una oferta comercial o propuesta de venta es el documento en el que un vendedor se apoya cuando dentro del ciclo de venta alcanza el hito de presentar su oferta tras generar una oportunidad y haberla trabajado profesionalmente.

La oferta que diseñaremos y prepararemos para un cliente puede variar muchísimo en función de nuestro sector, perfil, tipo de producto o servicio y también del tipo de cliente e incluso de interlocutor. Pero existen una serie de aspectos clave que todo vendedor debería saber para preparar una oferta comercial y al menos tienen que ser valorados (aunque se descarten) cuando preparemos nuestra propuesta. Lo ideal es cumplir con todos estos aspectos:

1- Nunca envíes una oferta hasta que no la hayas expuesto

Si envías una oferta comercial sin haberla explicado antes se convertirá en literatura que estorba para encontrar el precio. Si no vas a entregar la propuesta en mano o explicarla telefónicamente o por videoconferencia te recomiendo lo siguiente:

Intenta acordar una fecha en la que puedas presentar la oferta, si no es posible,
Envía el precio por mensaje, o en un mail sin dar mucho detalle y que te sirva de tanteo (que no sea algo «oficial») pero,
Si no hay mas remedio que enviar una oferta formal sin poder explicarla, limítate a una sola hoja con la información necesaria y suficiente y que incite a pedir más.

Enviar una oferta sin poder exponerla al cliente es la peor manera de no hablar de precio, ya que si no estamos nosotros, el cliente directamente irá a ver el precio y todo nuestro trabajo no habrá servido de nada.

2- Los elementos que deben formar parte de cualquier oferta son:

Introducción: a modo de carta de presentación con una breve descripción de lo que se presenta, también puede ser una o varias slides comerciales donde se pueda entender rápidamente qué es con lo que el cliente se va a encontrar. Todas las ofertas del mundo se hacen bajo un contexto, y esta parte de la oferta tiene como objetivo contextualizar. Esto es por si el que lee la oferta es un interlocutor con el que nunca hemos hablado nosotros directamente o por si se rescata la oferta un tiempo después y no se recuerdan las circunstancias bajo las que diseñamos la propuesta. A mi personalmente me gusta incluir una portada personalizada.
Ideas que funcionan bien en este apartado son las de incluir el logotipo de la empresa o cliente, incluir en el titulo de la propuesta el nombre de la empresa, indicar la fecha y si el cargo de nuestro interlocutor lo permite, su nombre y apellidos.

Descripción de la situación actual: Siempre debes empezar dejando claro el escenario del que partimos para elaborar la oferta y evitar confusiones. También es acertado recordar al cliente (a veces ni lo sabe) donde se encuentra ahora.
Este punto no siempre tiene que ir antes de la descripción de la oferta, en ocasiones no hay una situación actual ya que es la primera adquisición, pero siempre es recomendable encontrar la forma de dibujar o refrescar en la mente de tu cliente donde se encuentra para prepararlo a recibir nuestra “solución”.
Contenido de la propuesta: Debe ser un resumen de lo que contiene la propuesta y debe ser lo esencial y en su “idioma”. Debemos indicar a modo de listado cada una de las cosas que la oferta incluye con frases directas o especificaciones concretas, pero no entrar en detalle. Lo obvio no hay que indicarlo en una oferta, solo lo que sabemos que el cliente quiere encontrar y le preocupa y todo aquello que suele ser opcional y que estamos incluyendo.
Cuando compramos un coche, respecto a las ruedas, como mucho nos puede interesar el tipo de llanta, pero si es un todo terreno me puedo imaginar que el neumático será acorde, no necesito saber la descripción del mismo. Y en mi caso quiero saber que equipamiento multimedia lleva aunque sea el estándar que viene de serie.

Propuesta económica: un apartado especifico con el precio. Debe estar claro el precio final de toda la propuesta, y a partir de ahí las variables que nos interese considerar (no muchas). Por ejemplo, puede haber una propuesta económica principal con una variante en la que incluimos o quitamos algún elemento de la oferta (a mi me gusta la opción de presentar un precio para la solución ideal y luego incluir la opción “económica” indicando que es lo que se pierde).
La propuesta económica debe ser un precio final donde se incluya todo lo expuesto anteriormente pero sin desglose, ya que la oferta es personalizada, siempre. Recuerda que la estas tu para darle los detalles si los solicita (buena señal) porque estas exponiendo la oferta.
Deberá incluir un apartado de condiciones (con letra pequeña si se quiere) donde se reflejen todos los elementos adicionales valorados económicamente como pudieran ser el transporte, la instalación, el alta, seguro, garantía, validez de la oferta, etc..

Si es un sector/cliente donde la forma de pago es un aspecto crítico, es en este apartado donde debe quedar bien reflejado y muy detallado, es un buen momento para negociar la forma de pago (si no has querido hablar antes del tema) cuando durante la exposición de la oferta se llega a este punto y se lee la forma de pago que existe por defecto.

Conclusiones: finaliza muy escuetamente destacando las ventajas de la propuesta y que obtiene el cliente como ventaja o beneficio si opta por nuestra propuesta.

3- Adaptate a tu interlocutor pero piensa en lo que te interesa destacar

Un buen ejemplo son los supermercados que ponen los productos de mayor necesidad o mas consumo ubicados estratégicamente de manera que te hacen pasar por delante de productos que les interesa que veamos ya que no buscaríamos de manera intencionada.

Incido en este punto en mantener una estructura como la descrita arriba. No tengas la tentación de ofertar pensando en como te gustaría recibir a ti las ofertas cada vez que pides un presupuesto, debes pensar en preparar un documento que «obligue» al cliente a entender en que consiste tu propuesta, si tiene dudas siempre te las podrá consultar.

Esto no significa que no tengas que adaptar el lenguaje en la oferta, debes utilizar las mismas palabras con las que te ha entendido durante todas las reuniones o conversaciones, incluir alguna frase propia del cliente como parte de la oferta es buena idea.

4- Formato del documento de oferta

Existen muchas opciones para diseñar una oferta: un editor de texto, software de presentaciones o incluso una hoja de calculo. Eso no es importante. Utiliza la herramienta con a que te sientas más cómodo y dependiendo del sector o plantillas que tenga tu empresa será mas conveniente un formato u otro.

Lo importante es que una oferta se pueda enviar por mail y que sea imprimible. Que quiero decir con esto?

Enviable por mail: Adapata la propuesta a un tamaño que no supere los 5 Mb sin que sea necesario comprimir el documento y conviértela a PDF. De esta manera la propuesta será “fácil” de recibir, leer y archivar. Hoy día es muy probable que si cumples con estas 3 premisas tu cliente podrá pegar un vistazo a la oferta desde la aplicación con la que lee el correo sin tener que hacer click en el documento.

Imprimible: Exactamente eso, que se pueda imprimir, es decir que encaje en un formato A4 ya sea vertical o apaisado. Y con imprimible también hacer hincapié en los colores. Una oferta/presentación con fondo negro y textos blancos es la muerte para imprimir, si debe ser asi porque vas a exponer la oferta en un proyector o Tablet, ten una versión con fondo blanco para imprimir, pero cuida los contrastes y colores. La oferta muy probablemente se imprimirá en blanco y negro para tenerla encima de la mesa unos días. Ten en cuenta un diseño de colores que al imprimir en BN sea igual de legible.

Algunos consejos para esto son usar negritas, jugar con los grosores de líneas para encuadrar textos y también emplear sombreados sutiles que al imprimir mantengan el realce de lo que nos interesa.

5- La oferta debe ser concreta, fácil de entender, simple y sin tecnicismos

Cuando presentas una oferta llevas días, semanas, o meses negociando con lo cual no hay que extenderse en detalles, tecnicismos o legalidades.

Te voy a decir algo revelador que te ayudará a sintetizar tus ofertas:

Una oferta no es un contrato. Un contrato es donde esta la letra pequeña. Una oferta es un resumen con lo esencial.

Seguro que esta afirmación te ayuda a preparar ofertas y no entrar en la parte engorrosa que está en los contratos. Cuando prepares una oferta debe ser algo fresco, que entre bien por los ojos y que resuma la esencia de tu propuesta y que es en lo que el cliente se verá beneficiado si opta por nosotros.

Si tiene mas preguntas podemos preparar un borrador de contrato donde acudir para aclaraciones, pero si la oferta convence, la revisión del contrato debe ser un tramite posterior, importante, pero posterior, porque si en lo esencial estamos de acuerdo, ¿no será posible despues negociar clausulas del contrato?

6- El precio al final y siempre acompañado.

En este punto soy consciente del gran debate que se puede generar, pero te lo explicaré de forma clara:
tu eres el vendedor, no el comprador, a ti te interesa que el cliente perciba el valor de tu oferta, y él va a buscar el precio y dependiendo de sus expectativas esto puede eclipsar tu intento de propuesta de valor.

El que no se dedica a vender y esta habituado a recibir ofertas pero de vez en cuando tiene que preparar una propuesta te dirá que en una oferta el precio debe ser lo primero. Eso es lo que piensa un comprador que “cree” que ya sabe lo que tiene que saber.

Pero no te limites a poner el precio final sin más. Ese precio deberá estar comparado con el precio actual del cliente (no el precio de la oferta de la competencia contra la que puedas estar “luchando”). Debes orientar la exposición del precio de manera que el cliente entienda y perciba cuánto paga de más o de menos exactamente por el mismo servicio que tiene ahora y cuanto es lo que paga por los aspectos de valor añadido que aportas (o cuanto es lo que pagaría de menos)

7- Aporta documentación técnica y referencias

Es como dar bibliografía por si quiere documentarse mas: fichas técnicas, enlaces web, panfletos comerciales, manuales, referencias en otros clientes, etc.

Si tienes alguna oferta tipo y quieres que la comentemos o te aportemos alguna sugerencia háznosla llegar a través de nuestro correo contacto@venderesmuchomas.com nos encantaría ver como diseñas y presentas tus ofertas para aprender cosas nuevas y darte feedback