Cómo hacer seguimiento de tus oportunidades en 1 mes aunque no te gusten los CRM

Si no sabes lo que es un CRM este post te interesa, pero si sabes lo que es y no lo usas, o no te gusta usarlo, quizás te interese todavía más, ya que hacer seguimiento de tus oportunidades es la herramienta más básica que debes utilizar como comercial.

Existen muchos motivos por los cuales todo vendedor debería establecer al menos su propio sistema de seguimiento de oportunidades, te expongo las más habituales.

5 casos por los qué puedes necesitar un sistema para hacer seguimiento de tus oportunidades

1. Eres la única persona dedicada a las ventas en tu empresa

2. Tus ventas son a través de distribuidores externos

3. Tienes un equipo de ventas a tu cargo y no hay un CRM implantado en tu empresa

4. Eres un vendedor autónomo

5. El CRM que hay en tu empresa no es eficaz, sencillo y fácil de utilizar o no está bien implantado

Si te sientes identificado con alguno de estos casos y aun no trabajas bajo ningún sistema de seguimiento ya hemos dado un paso, ahora la siguiente pregunta, ¿para qué?

El principal motivo por el cual un vendedor debe tener al menos su propio sistema de seguimiento de oportunidades es la disponibilidad de la información. Un vendedor debe ser el que mejor conozca en que estado están sus oportunidades de venta y el que mas información maneje. En caso contrario estas «vendido» frente al mercado, la competencia o frente a tu empresa. Pero para entender esto mejor vamos a enumerar los principales motivos por los cuales todo vendedor debería establecer al menos su propio sistema de seguimiento de oportunidades.

5 motivos por los que utilizar un sistema de seguimiento de oportunidades

1. Te permite tener una visión global de todas las oportunidades de venta que tienes y establecer prioridades y previsiones de venta

2. Tienes que alimentarlo y eso te ayuda a que aumentes tu funnel buscando nuevas perspectivas de venta

3. Hacer un seguimiento semanal te obliga a tomar acciones y no olvidarte de ninguna oportunidad de venta

4. Cumplimentar toda la información del sistema de seguimiento que te hayas definido te permite poner foco en lo importante de cada oportunidad

5. Un sistema de seguimiento es la herramienta mas potente para ayudar a que un vendedor se planifique: organización y gestión del tiempo.

A estas alturas estaremos todos de acuerdo de la importancia de establecer nuestro sistema de seguimiento, pero claro, ¿que es eso exactamente? es muy importante no confundir un sistema de seguimiento con un método de reporting para cumplir KPIs, ni con una carpeta con los expedientes de cada cliente donde vamos almacenando toda la información de su histórico.

No debemos confundir un sistema de seguimiento de oportunidades de venta con un plan de cartera o el necesario seguimiento de un cliente. La unidad básica de un sistema de seguimiento es la oportunidad de venta, no el cliente. Es decir, podemos tener varias oportunidades de venta de un mismo cliente independientes dentro de nuestro sistema.

¿Que es un sistema de seguimiento de oportunidades?

Un sistema de seguimiento de oportunidades es un simple listado de oportunidades o perspectivas de venta que deben poder cerrarse en un pedido y que son cuantificables económicamente. Este listado esta vivo y debe alimentarse y revisarse periódicamente y dependiendo del sector, producto o servicio y tipo de transacción debe contemplar una serie de campos o variables que hay que conocer y/o actualizar para cada perspectiva.

Este listado debe trabajarse en el formato que se adapte mejor al perfil de cada uno, pero es imprescindible que sea cómodo e intuitivo, pero también editable o fácil de modificar. Conozco vendedores que utilizan un papel con una tabla impresa que van completando a mano y todas las semanas en su revisión lo rehacen a mano. Por supuesto es muy recomendable usar tablas de calculo o aplicaciones de bases de datos como Excel o Acces o cualquier aplicación diseñada para ello, pero si no estas familiarizado olvídate por completo y empieza por el papel y boli. Cuando hayas aprendido a trabajar con tu sistema de seguimiento deberás empezar a transformarte digitalmente.

Los campos que como mínimo debe tener una tabla de seguimiento de oportunidades y que por tanto hay que completar para cada perspectiva son:

Nombre de la oportunidad: Un nombre que la identifique y resuma en que consiste
Cliente: Nombre de la empresa o razón social a la que facturaríamos en un futuro.
Fecha de creación: el día que identificamos esta perspectiva de venta por primera vez
Importe total de la venta: Esto dimensiona la oportunidad con su valor mas importante. Si es un servicio o alquiler facturable por un periodo de tiempo indicaremos el importe total de facturación.
Fecha de venta: Esta fecha permite dar visibilidad a la empresa de los futuros ingresos y generar las previsiones. Se trata de la fecha en la que se emitirá la factura de venta o primera factura de alquiler o servicio.
Fecha de cierre: es la fecha mas importante en este sistema de seguimiento, ya que es la fecha con la que tiene que trabajar el vendedor y seguramente el campo con el que ordenaremos y daremos prioridad a las oportunidades.
Detalle de los productos y servicios: En un CRM esta información podrá ser muy detallada, pero lo importante en nuestro sistema es que vayamos perfilando y definiendo en que consiste la oferta para ir dando visibilidad al resto de áreas de nuestra empresa de lo que vamos a necesitar suministrar ya que quizás nos tengan que informar de plazos de entrega, fabricación, etc.
Interlocutor: todos los datos de la persona con la que estamos negociando. puede ser mas de uno. Nombre, apellidos, teléfono y mail, ubicación, cargo, observaciones y nivel de influencia.
Decisor: si no es el mismo que nuestro interlocutor debemos conseguir la misma información y ademas un campo a tachar que sea mantener una reunión con el. Hay que indicar que quiere o valora.
Fecha de ultima visita o interacción con el cliente al respecto de esta oportunidad: el ultimo día que hablamos con el cliente, nos reunimos o intercambiamos mails o llamadas relevantes con un breve resumen de lo acontecido (lo importante)
Próxima fecha: la fecha que establecemos para tener una siguiente interacción. Puede ser una fecha fijada en el calendario o una fecha limite para una siguiente llamada, mail o visita.
Objetivo próxima fecha: Qué tenemos que tener listo para esa próxima fecha, o que información estamos esperando, o que queremos conseguir, o que deberíamos saber entonces. Debe ser una única acción (o dos) pero muy conciso y concreto.
Resumen proceso negociación: aquí vamos incorporando a modo de histórico los titulares de los eventos, hitos y acciones mas relevantes que nos sirvan para refrescarnos y estar al día cada vez que revisemos el sistema de seguimiento.

Estos son elementos básicos que debemos conocer para cada oportunidad siendo genérico, pero seguro que con estos ya haremos un buen trabajo de seguimiento. Dependiendo de nuestras circunstancias esto se puede completar mucho mas o matizar. Algunos ejemplos de variables a incorporar serian: tipo de interacción (mail, llamada o visita), facturación mensual de la oportunidad, unidades de producto, trimestre en el que se cerraría el pedido, valoración del tipo de cliente (A, B, C), empresas de la competencia que están ofertando o principal competidor, etc…

Ahora que ya sabemos si necesitamos un sistema de seguimiento de oportunidades, también porque debemos utilizarlo y como diseñarlo, vamos a implementarlo y darle utilidad. Lo mas importante es entender que esta vivo y que por tanto hay que darle de comer, cuidarlo, limpiarlo, revisarlo y hacerle caso para que tenga sentido y nos sea útil.

Los 12 pasos para hacer seguimiento de tus oportunidades en 1 mes

Revisa las oportunidades semanalmente.
Actualiza la próxima acción a realizar por oportunidad con su fecha.
Obligate a meter nuevas oportunidades de cara a cada nueva revisión aunque sean oportunidades sin probabilidad de consecución inicialmente.
Actualiza la fecha de cierre o de decisión de compra con la información mas fiable en cada momento.
Ordena el listado por fecha de cierre y planifica la agenda a corto/medio en base a este criterio de prioridad.
Ordena el listado por importe de venta y planifica la agenda a medio/largo plazo priorizando por este criterio.
Si una oportunidad no tiene cambios o nuevos inputs tras dos revisiones prioriza una acción.
Elimina las oportunidades perdidas o canceladas indicando el motivo.
Confirma y contrasta la información en las revisiones.
Mantén las oportunidades ganadas con información real en el listado (aumenta la motivación).
Comparte este listado de oportunidades con tu jefe o gerente al menos una vez al mes.
Ten acceso a el 24×7 para completarlo y revisarlo semanalmente.