En el post donde hablamos de las 3 claves para que un comercial se planifique, vimos la importancia que tiene diseñar nuestro propio Plan de Ventas Personal, paralelamente al que define la empresa, y de esta forma aumentar nuestras probabilidades de éxito y vivir mas feliz.

En el post de hoy nos vamos a centrar en cómo nos sentamos a diseñar ese Plan de Ventas anual, y trazaremos unas recomendaciones que nos puedan servir de guía a cualquier vendedor. Adapta estos 5 pasos a tu caso pero haz el ejercicio de reflexionar en cada uno de ellos antes de que empiece tu año de ventas.

Este plan es tuyo, no debe ser algo bonito ni complejo, debe servirte a tí, por tanto no te centres en el formato ni en la elaboración, céntrate en lo que quieres conseguir con este plan,

Cuando acabes de diseñar tu propio Plan de Ventas conseguirás:

Saber en que clientes debes centrarte más para dedicarles el 80% de tu tiempo.
Empezar a trabajar las oportunidades con tiempo para ir asignándole recursos y que la empresa esté preparada con antelación (producción, implantación, servicio técnico, proveedores, tesorería, implicación de cargos superiores…)
Exponer de manera argumentada las posibilidades reales de alcanzar tu objetivo y poder negociarlas (ampliación de cartera, mas recursos, reajuste del objetivo)
Establecer un calendario propio de consecución de hitos y poner foco en cada momento en lo que procede (reuniones, eventos, entrega de oferta, cierre, suministro,…)
Ganarte tu respeto (primero) y el de tu jefe (después). Pocos vendedores conocen el interruptor de las luces largas, esas que te permiten ver lo que puede pasar mas allá de tus narices.

Trabajar en tu propio plan de ventas te da confianza y seguridad, conocer el terreno que pisas y ese aplomo te acerca mucho al éxito en las ventas.

Diseña tu Plan de Ventas en 5 pasos

1.- Define tu punto de partida

Se trata de saber donde estás, tienes que recopilar información real y objetiva con la que poder hacerte una composición de lugar. No hagas suposiciones basadas en la intuición, dedica un mínimo de tiempo a recopilar cierta información con la que puedas acabar dibujando tu propio escenario futuro, un escenario realista. Pero tampoco de obsesiones, dispón del máximo de información que puedas y sigue adelante.

¿Cuál es la información que debes recopilar y que todo comercial debería saber de su entorno para poder vender?:

Tu empresa respecto al sector, qué cuota de mercado ocupa, su posicionamiento. Si es el líder, esta entre las empresas de referencia o el lugar que ocupa. Esto te ayuda a enfocar tu estrategia y saber contra quien vas a «pelear».
Valor diferencial de tu empresa. Va relacionado con lo anterior, averigua si tu empresa es la mas barata, la mas cara, la que aporta mas valor, mas nivel de personalización, la de mayor garantías, la mas flexible, la de mejor servicio, la mas especializada, la mas generalista.
Estructura comercial de tu empresa. Debes saber si las carteras de clientes son exclusivas, si es por zonas como están delimitadas y a quien implica, si trabajas con distribuidores cuales son sus condiciones y las de los «otros» distribuidores, hasta donde puedes llegar y hasta donde no puedes llegar, y también si ese escenario es igual para el resto de tus compañeros.
Situación de tu sector (no de tu empresa), si esta al alza, a la baja o estable. Esto define el estado de tus clientes de cara a su momento para decisiones de compra.
Facturación de los últimos años de tu empresa, desglosado por productos y/o servicios y también la facturación de tu ámbito de actuación. Es decir, qué es lo que han facturado o comprado tu cartera de clientes asignada en los últimos tres años, y en el caso de que sean clientes potenciales, que es lo que ha facturado tu empresa en tu zona y con ese tipo de cliente y con cuantos comerciales.
Los proveedores con los que trabaja tu empresa y cuales son los proveedores de la competencia.
Debes de conocer las condiciones de venta de tus productos/servicios y los precios a los que se ha estado vendiendo. Lo comunmente conocido como el tarifario, catalogo de precios de productos, etc. Si no existe o es ambiguo aquí te damos ideas.
Como parte de la anterior, es importante que conozcas la forma de pago con la que se trabaja en tu empresa. Esto es tan diverso como a veces ambiguo y muchas veces va asociado al cobro de los incentivos, con lo que es importante que lo tengas claro. Pago por adelantado, facturación periódica por servicio, pago aplazado, créditos. ¿Afecta el modo de cobro en el precio?
Listado de clientes clave y referentes de tu cartera en base a su histórico con la empresa.
Cual es el proceso de suministro e implantación de lo que vendes. Cuando firmas un pedido, ¿la facturación y entrega es inmediata, o puede requerir un periodo de tiempo que retrase la consecución de tus objetivos?
Debes tener esto en cuenta para poner foco en el momento del proceso de venta que la empresa considera que es en lo que quiere que pongas foco: ¿firmar pedidos? ¿Generar oportunidades?¿Suministrar productos?¿Generar facturación recurrente?¿Facturar?¿Cobrar?
En base al histórico, debes identificar los tipos de venta habituales y paquetizarlos. De modo general y sin entrar en matices. Es decir, si por norma general las ventas son de los productos A o B y los 2, 3 o 4 tipos de venta por volumen (ventas de 1.000€, de 10.000€ y de 100.000€).

Toda esta información debes recopilarla con al menos un histórico de 2-3 años para poder dibujar un escenario a 1 año vista con diferentes tipos de venta promedio que es razonable que sucedan (mix producto+cliente). Por ejemplo, ballenas (ventas mas complejas que requieren mas tiempo pero con un impacto grande en la consecución de tus objetivos) y delfines (ventas mas sencillas, cuyo proceso de venta es mas rapido pero el impacto en la consecución de los objetivos es menor). Recuerda que debes paquetizar cuantos tipos de venta consideres que se puedan dar en tu caso definiendo el tipo de cliente y el tipo de producto/servicio.

Dónde y cómo puedes sacar esta información:

Ahora piensas, ¿de donde saco yo toda esta información?, pues la idea es no complicarse demasiado, no te bloquees, obten lo que puedas como puedas y parte de eso. Algunas ideas:

Pregúntale a tus compañeros o a compañeros de otras zonas. Sí, hay que tirar de humildad y compañerismo.
Pregúntale directamente a tu jefe. Sí, también, pese a lo que se suele pensar, da mas tranquilidad cuando tu jefe «sabe» lo que «no sabes» que cuando lo tiene que presuponer. Pregúntale directamente por esta información, y si no la conoce o no dispone de toda te puede indicar a quien pedírsela o la puede solicitar por ti (por si le hacen mas caso que a tí).
Con esta opción deberías de tener casi el 80% de la info, pero si tu jefe no esta muy al día (peligro!), seguimos…
Pregúntale a clientes clave o referentes. Como ven ellos el sector, que han hecho los últimos años y que tienen previsto hacer y que te den su opinión de lo que creen que va a pasar. Interesante esto de preguntarle a un cliente, verdad? pues es un punto de vista muy a tener en cuenta ; )
Invita a almorzar al financiero (o administrativo/a comercial, contable, tesorero/a). En resumen la persona que lleva las cuentas de lo que se factura o lleva el registro de los pedidos, en cada empresa esta figura puede recaer en diversos cargos, pero hay alguien que lleva las cuentas de lo que se factura. Y te aseguro que cerca de ti en tu empresa hay alguien con quien puedes hablar y escuchar que te puede decir al respecto.
Internet, la dejo para el final por obvia, pero me sigue sorprendiendo que mucha gente nunca le ha dedicado 10 minutos a buscar en internet información acerca de su sector respecto a su situación, facturación, empresas de referencia, tendencias, etc…

2.- Analiza tu objetivo

Tu objetivo puede venir establecido en base a diferentes variables, por sólo una de ellas o una composición de varias de ellas. En cualquier caso, debes analizar tu objetivo para reducirlo a la mínima unidad comercial que es la oportunidad o perspectiva de venta y sobre la que nos centraremos para trabajar nuestro plan de ventas.

Variables que definen los objetivos de un comercial:

Objetivos por volumen de ventas (en euros, dolares, …)
Objetivos por volumen de unidades de productos o servicios (desglosado por tipos o no)
Objetivos de marca (alcanzar cierto nivel de satisfacción, introducir un producto en el mercado, mantener un servicio como el referente)
Objetivos de rentabilidad (mantener un precio mínimo, cobrar, periodo de contratación, …)
Objetivos de posicionamiento (alcanzar una cuota de mercado, superar un competidor, fidelización, …)

El objetivo de un comercial puede estar definido por una o varias de las anteriores variables, detecta las tuyas y en cualquier caso, estos objetivos debemos trasladarlos y reflejarlos en clientes y oportunidades concretas.

Cómo trasladar tu objetivo a oportunidades:

El objetivo por volumen de ventas o facturación debes descomponerlo en los productos/servicios promedio que resultaron al definir tu punto de partida.
Una vez tengas tu objetivo trasladado a unidades físicas de producto o servicios debes paquetizarlo en los tipos de venta habituales que estimaste. Es decir, tienes que dibujar un escenario con la cantidad de ballenas, delfines u otro tipo de ventas (mix tipo de cliente y producto) que serán necesarios para cumplir el objetivo.
Una vez tengas la cantidad de tipos de venta que seran necesarias debes de trasladarlo a tipos de cliente medio en los que se traducen esa cantidad de ventas. Es decir, qué tipos de cliente serán necesarios para que se den ese tipo de ventas y definir la tipología de ese cliente.
El resultado final es poder calcular el número de oportunidades de venta que serán necesarias para conseguir el objetivo.
Si tus objetivos son de posicionamiento, deberás convertir esa cuota de mercado, o cifra marcada para superar la competencia en una cifra de facturación y volver al principio de esta rueda hasta reducirlo de nuevo a numero de oportunidades.
Si tus objetivos son de rentabilidad, debes ponderar las oportunidades resultantes de manera que tengas claro con cuantas oportunidades podrás cumplir dicho objetivo o eliminar las oportunidades que no te aportarán en este sentido.
Cualquier otro tipo de objetivo debes poder convertirlo en oportunidades concretas que puedas enumerar.

3.- Analiza tus previsiones ¿Qué es una oportunidad?

En primer lugar vamos a entender bien que es una oportunidad para no limitarnos en nuestra planificación.

Que es una oportunidad (o perspectiva)

Una oportunidad de venta es una perspectiva de que se pueda producir una venta, por pocas probabilidades que existan de que se produzca en el momento de detectarla. Es decir, una oportunidad se genera cuando detectamos que hay un cliente o posible cliente, que tiene intención de hacer un pedido, tomar una decisión de compra, pero también podemos considerar que existe una perspectiva de venta si disponemos de información suficiente como para preveer que cierto cliente va a tener esa necesidad de compra o adquisición de servicio, aunque aun no se lo esté planteando.

Un ejemplo sencillo es en el caso de la venta de coches para flotas de empresa y sabemos que dicha empresa firmó un renting que finaliza a finales del año próximo. Seguramente el responsable de compras aun no se ha puesto a trabajar en la renovación de dicha flota de vehículos, tampoco sabemos si hará una prorroga con su proveedor actual o no, pero es una oportunidad real de venta sobre la que podemos empezar a trabajar.

Las oportunidades son la clave, es lo primero sobre lo que debemos trabajar y conforman nuestras previsiones para el año de ventas. Aquí es donde empezamos el trabajo comercial, y analizaremos nuestras previsiones con estas 5 claves:

A. Listado de oportunidades

Este es el momento en el que debes sentarte y hacer la relación de oportunidades o perspectivas de venta que tienes. Aquí es donde debes analizar tu trabajo hasta el momento, la información obtenida de tu cartera de clientes y determinar qué procesos de venta de los que actualmente llevas en marcha se trasladaran al próximo año.

Debes enumerar todas las oportunidades de venta que tengas, estimes o deduzcas que es posible que sucedan, y por supuesto ir confirmandolas y etiquetandolas en base al tipo de ventas que diseñaste al analizar tu objetivo. Recuerda, oportunidades cuantas más mejor, ya las iras descartando, pero tómate esto como un «opportunitystorming» o lluvia de oportunidades.

B. Fecha de decision de cada oportunidad

Sobre el listado resultante de oportunidades debes hacer un pequeño trabajo de campo y estimar la fecha de decisión de compra lo mas aproximadamente posible. El dato mas importante de una oportunidad es su fecha de decisión de compra, si no sabes porqué aquí te lo explicamos.

Cuando pongas en el calendario esa fecha podrás contar con esa oportunidad para el año que estas planificando o no, teniendo en cuenta qué es lo que cuenta para tu objetivo, pero todo lo marca esta fecha. Si el objetivo es por facturación, entregas, cobro, etc. lo podrás deducir a partir de esta fecha y calendarizar esa oportunidad para la consecución de tus objetivos del año.

C. Filtro de seguridad

Ya dispones de un listado de oportunidades, ahora debes pasarle el filtro de seguridad para tejer esa red sobre la que trabajaras y que te da la tranquilidad de que no te lo estas jugando todo a una carta. Es decir, NO puedes tener un listado de oportunidades con el que sólo cumplas el objetivo ya que no vas a conseguir cerrar el 100% de esas oportunidades.

¿En que consiste el filtro de seguridad?
Una tercera parte de las oportunidades debe de cumplir tu objetivo. Cuidado con el matiz, hablamos de oportunidades, NO de volumen de ventas de las oportunidades. Esto no significa que para cumplir un objetivo de ventas de 100.000€ debas tener oportunidades por un valor total de 300.000€.
¿Por qué?
Normalmente en el pipeline o funnel de oportunidades, hay una o dos ventas con las que podrias cumplir y superar el objetivo, y luego hay muchas oportunidades con las que no alcanzamos el 20%-30% del objetivo. No te bases en este criterio a nivel personal para cumplir con el reporte de previsiones en cartera ya que el secreto es mirar por número de oportunidades.

Si miras unitariamente las oportunidades, una tercera parte de ellas escogidas mas o menos aleatoriamente debería darte el objetivo.

D. Alimenta tu pipeline, funnel o embudo de oportunidades

Visto el punto anterior, si nuestro listado de oportunidades es insuficiente tenemos que empezar a trabajar en alimentarlo.

Has hablado con toda tu cartera de clientes?
Conoces todos los clientes de tu zona asignada?

Una reunión con un cliente donde preguntarle por lo que cree que puede pasar el año que viene no es tan incomoda o invasiva como una reunión donde presentas una oferta o tratas de forzar un cierre. Haz una ronda de llamadas o visitas «light» para generar oportunidades, en estas interacciones muéstrate inofensivo, sin interés en tomar acción a corto plazo, vas a hablar con una persona sobre sus planes de futuro.

Este punto es tan importante como simple: interactúa con los clientes y pregunta, y si no hay suficiente, reclama mas cartera.

E. Identifica y clasifica los clientes de tus oportunidades (A, B, C)

Ya tienes tu listado de oportunidades completo, con perspectivas suficientes que cumplen el filtro de seguridad, dimensionadas y con la fecha de decision contrastada. Ahora debes ponerle cara a todas estas oportunidades. ¿Que es esto?

Identifica los clientes y clasificalos de mayor a menor importancia en funcion de:

Probabilidad de éxito con las oportunidades que tiene asignadas.
Tamaño de sus oportunidades (impacto en la consecución de tus objetivos)
Complejidad de la venta.

Esto se suele llamar tu ABC de clientes, donde los clientes A son los mas importantes y los C los de menor impacto en tu objetivo.

4.- Resume el proceso de venta de cada oportunidad

Con las oportunidades detectadas e identificadas podemos diseñar un primer cronograma resumido con el ciclo de venta de cada oportunidad. Al analizar cada proceso de venta concreto detectaremos sí:

Es una oportunidad realista?
Dispones de los medios para tener éxito?
Realmente entras en los plazos?

Aqui puedes ver como entendemos nosotros el ciclo de venta y sobre el que debes hacer tu reflexión para cada cliente y oportunidad. Cuando realices este cronograma y visualices el proceso de venta de cada oportunidad debes definir al menos los siguientes aspectos importantes de dicha oportunidad:

Quienes son los decisores o interlocutores que debes conocer
Hitos que quieres o debes cumplir (pasos a conseguir) con fechas
Eventos que quieras organizar o en los que le quieras hacer participe
Medios que vas a necesitar
Posibles opciones o escenarios que pueden darse (alternativas o posibles ampliaciones o reduccioines)
Competidores y servicios/productos sustitutivos

5.- Hazlo público (Comprométete, compártelo, defiéndelo y consensúalo)

Ya tienes tu Plan de Ventas Personal, es decir, tienes identificadas las oportunidades en las que vas a trabajar para conseguir el objetivo y un pequeño esbozo de la estrategia que seguirás para cada una de ellas.

Pero aquí no acaba todo, ahora viene la parte en la que empiezas a sacar provecho de tu Plan. Debe quedar reflejado de alguna manera, tienes que tenerlo en el formato que quieras pero que salga de tu mente y que esté por escrito y con un orden y sentido. Este documento debe servirte para poder explicar tu plan y para que puedas hacer revisiones periodicas del mismo.

Que debes hacer con tu Plan de Ventas Personal y porqué:

Preséntaselo a tu jefe y explícaselo, infórmale de como has llegado esas conclusiones y consensúalo con él. Una vez te lo compre es tu baza para el resto del año, te podrás centrar en tu propio plan.
Si consideras que tus objetivos no son realistas y el variable correspondiente a los incentivos no es alcanzable, utiliza tu plan para argumentar una negociación de los objetivos o ajuste de los incentivos.
Si tras diseñar tu plan te das cuenta de que no tienes suficientes oportunidades para alcanzar los objetivos empieza a trabajar en la búsqueda de nuevas oportunidades o leads, pide ayuda a tu empresa o departamento comercial para generar leads, alerta de esta situación y/o actúa ya.
Si tu plan esta consensuado y es suficiente, empieza a definir la estrategia y el plan concreto de cada oportunidad. Esto es entrar en detalle y lo que debe suponer el 80% de tu dia a dia el año próximo
Trimestralmente debes hacer una revisión del plan para corregirlo, completarlo y modificarlo si fuera necesario.

Estos 5 pasos pueden ser mas o menos complejos dependiendo de tu caso. Si llevas varios años en tu empresa y con la misma responsabilidad, quizás los puntos 1 y 2 sean mas sencillos, pero siempre nos sorprendemos cuando nos paramos a pensar sobre ello. En otros casos puedes pensar que no sirve de nada el paso 5, pero te aseguro que a la larga ganarás credibilidad. También te invito a que establezcas tu propio esquema para diseñar tu plan a partir de estas 5 fases, puede ser que te sobre algún paso como el 4 ya que el proceso es muy básico pero seguro que vale la pena considerarlo, o que necesites incorporar o ampliar mas aspectos.

En cualquier caso, una vez has diseñado tu Plan de Ventas Personal a partir de estos 5 pasos, debes de ver tu próximo año de ventas con un poco mas de claridad, seguridad y sabiendo en qué debes poner foco.

Me encantaría saber si tu te planificas y como lo haces, si se adapta este plan a tu caso y tus claves para afrontar cada nuevo año de ventas.